Cách hạn chế nhập dữ liệu trong Excel bằng xác thực dữ liệu

Nếu bạn sử dụng bảng tính Excel để thu thập dữ liệu từ người khác, nhưng thấy rằng họ thường điền vào các ô được lên kế hoạch cẩn thận của bạn với loại thông tin sai, xác thực dữ liệu có thể giúp ích.

Công cụ này cho phép bạn hạn chế các ô cụ thể chỉ cho phép dữ liệu được định dạng chính xác. Nếu ai đó nhập vào bất cứ thứ gì không được phép có ở đó - như bữa trưa tại sân bay, thay vì ở mức 15,68 đô la trên một báo cáo chi phí - Excel sẽ từ chối đầu vào cho đến khi họ hiểu đúng. Hãy nghĩ về nó như một cách tích cực thụ động để đảm bảo mọi người không lãng phí thời gian của bạn.

Ví dụ, đây là bảng báo cáo chi phí cơ bản cho How-To Geek. Giả sử chúng tôi muốn đảm bảo rằng mọi người chỉ nhập các giá trị số được định dạng là tiền tệ (nghĩa là, một số chữ số, theo sau là dấu thập phân, theo sau là hai chữ số nữa) vào các ô nhất định.

Đầu tiên, chọn tất cả các ô bạn muốn hạn chế.

Chuyển sang tab Data Data trên trên Ribbon, sau đó nhấp vào nút xác thực dữ liệu của chế độ dữ liệu. Nếu cửa sổ của bạn không có kích thước đầy đủ và bạn không thể nhìn thấy nhãn, thì đó là biểu tượng có hai hộp ngang, dấu kiểm màu xanh lá cây và vòng tròn chéo màu đỏ.

Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu, trên tab Cài đặt trực tuyến, hãy nhấp vào menu thả xuống Cho phép trực tuyến. Tại đây, bạn có thể đặt một loại đầu vào cụ thể để cho phép các ô đã chọn của mình. Đối với báo cáo chi phí của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhấn mạnh rằng người dùng đưa vào một số có hai giá trị thập phân, vì vậy chúng tôi sẽ chọn tùy chọn Giảm thập phân. Bạn cũng có thể chọn các tiêu chí khác, như đảm bảo một ô chứa văn bản, thời gian hoặc ngày tháng, văn bản có độ dài cụ thể hoặc thậm chí xác thực tùy chỉnh của riêng bạn.

Bất cứ loại dữ liệu nào bạn chọn trên trình đơn thả xuống của Cho phép, Thay đổi tùy chọn có sẵn cho bạn trên phần còn lại của tab Cài đặt trên đường. Vì chúng tôi muốn có một giá trị bằng số tương ứng với tiền tệ, chúng tôi đang thiết lập trình đơn thả xuống Data Data vào chế độ giữa các cài đặt. Sau đó, chúng tôi đang định cấu hình giá trị tối thiểu là 0,00 và giá trị tối đa 10000,00, quá đủ để đáp ứng nhu cầu của chúng tôi.

Để kiểm tra nó, bấm vào OK OK, để áp dụng các cài đặt xác thực, sau đó thử đặt một giá trị không chính xác. Ví dụ: nếu chúng tôi gõ vào Bánh pancake, giá trị Bữa sáng thay vì chi phí cho bữa ăn, chúng tôi sẽ nhận được thông báo lỗi.

Mặc dù điều đó hạn chế mọi người chỉ nhập đúng loại dữ liệu, nhưng nó không cung cấp cho họ bất kỳ phản hồi nào về loại dữ liệu được yêu cầu. Vì vậy, hãy cũng thiết lập điều đó.

Quay trở lại cửa sổ Xác thực dữ liệu (Dữ liệu> Xác thực dữ liệu trên ruy-băng). Bạn đã có hai tùy chọn ở đây (và bạn có thể sử dụng cả hai tùy chọn nếu muốn). Bạn có thể sử dụng tab Tin nhắn đầu vào của Nhật Bản để có một mẹo công cụ bật lên hiển thị cho mọi người loại dữ liệu bạn muốn bất cứ khi nào họ chọn một ô để bật xác thực dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng tab Cảnh báo Lỗi Lỗi để tùy chỉnh lỗi họ thấy khi họ nhập sai loại dữ liệu.

Trước tiên, hãy chuyển sang tab Tin nhắn đầu vào. Tại đây, hãy đảm bảo thông báo đầu vào Hiển thị khi hiển thị ô được chọn tùy chọn. Sau đó, cung cấp cho công cụ đầu vào của bạn một tiêu đề và một số văn bản. Như bạn có thể thấy bên dưới, chỉ cần nhấp vào một trong các ô sẽ bật lên thông báo cho mọi người biết những gì được mong đợi.

Trên tab Cảnh báo Lỗi Lỗi, bạn có thể tùy chỉnh thông báo lỗi mà mọi người nhìn thấy khi họ nhập sai loại dữ liệu. Đảm bảo cảnh báo lỗi Hiển thị lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ tùy chọn được bật. Chọn một kiểu cho thông báo lỗi của bạn từ danh sách thả xuống của Style Style. Bạn có thể đi bằng Dừng (vòng tròn màu đỏ với X), Cảnh báo (hình tam giác màu vàng có dấu chấm than) hoặc Thông tin (vòng tròn màu xanh có chữ thường i i i), tùy thuộc vào mức độ bạn muốn tin nhắn đi qua.

Nhập tiêu đề cho tin nhắn của bạn, văn bản của tin nhắn và sau đó nhấn vào OK OK để kết thúc.

Bây giờ, nếu ai đó cố gắng nhập dữ liệu không chính xác, thông báo lỗi đó sẽ hữu ích hơn một chút (hoặc mỉa mai, nếu bạn muốn).

Đó là một chút công việc bổ sung để thiết lập xác thực dữ liệu, nhưng nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian sau này nếu bạn sử dụng bảng tính để thu thập dữ liệu từ người khác. Nó thậm chí còn hữu ích để ngăn ngừa sai lầm của bạn. Và điều này hoàn toàn đúng nếu bạn thiết lập công thức hoặc bất kỳ loại tác vụ tự động hóa nào dựa trên dữ liệu đó.