Cách tham khảo văn bản từ các tài liệu khác trong Microsoft Word
Bạn có thể có một số văn bản mà bạn thường nhập vào tài liệu Word của mình, chẳng hạn như địa chỉ. Thay vì gõ lại văn bản này mỗi khi bạn cần, bạn có thể đặt văn bản chung này vào một tài liệu Word và tham chiếu nó trong các tài liệu khác - nó thậm chí sẽ tự động cập nhật trong tất cả các tài liệu của bạn nếu bạn thay đổi nó.
Giả sử bạn muốn đặt địa chỉ của mình vào phần cuối của tài liệu, nhưng địa chỉ thay đổi theo thời gian. Bạn có thể lưu địa chỉ trong một tài liệu Word chung, riêng biệt và sử dụng một trường trong báo cáo của bạn để lấy văn bản từ tài liệu chung và cập nhật bất cứ khi nào nó thay đổi. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều này.
Để bắt đầu, hãy tạo một tài liệu Word mới sẽ đóng vai trò là kho lưu trữ của bạn cho địa chỉ bạn muốn chèn vào các tài liệu Word khác. Lưu nó ở một vị trí sẽ có thể truy cập bằng các tài liệu khác. Ví dụ: không lưu nó trên ổ đĩa mạng mà bạn không có quyền truy cập.
Chúng tôi sẽ sử dụng dấu trang để tham khảo địa chỉ trong tài liệu chung của chúng tôi. Nhập chuỗi văn bản bạn muốn chèn vào các tài liệu khác (trong trường hợp của chúng tôi, địa chỉ). Tạo một dấu trang bằng cách tô sáng tên và đi tới Chèn> Đánh dấu và đặt tên cho nó, như Địa chỉ trực tuyến. Xem hướng dẫn của chúng tôi về dấu trang trong Word để biết thông tin về cách tạo chúng.
Lưu ý rằng tên dấu trang không thể có bất kỳ khoảng trắng. Chúng tôi khuyên bạn nên đặt tên của dấu trang phía trên mỗi mục trong tệp thông tin chung của bạn để bạn dễ dàng biết tên nào sẽ được sử dụng cho mục nào. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn dự định có nhiều vật phẩm có thể tái sử dụng trong tài liệu chung này. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã thêm địa chỉ của chúng tôi vào tài liệu thông tin phổ biến và đặt tên dấu trang, Địa chỉ xóa, bên trên mục.
Khi bạn đã thêm mục vào tài liệu chung của mình, bạn có thể lưu và đóng. Mở tài liệu mà bạn muốn chèn địa chỉ và định vị con trỏ nơi bạn muốn văn bản đó đi. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm chân trang và chèn địa chỉ vào đó.
Chúng tôi sẽ sử dụng mã trường INCLUDETEXT để tham khảo dấu trang chúng tôi đã tạo trong tài liệu chung. Để thực hiện việc này, hãy nhấn Ctrl Ctrl + F9 để chèn dấu ngoặc cho mã trường.
LƯU Ý: Bạn không thể chỉ nhập dấu ngoặc bình thường xung quanh mã trường. Bạn phải sử dụng Ctrl Ctrl + F9 để chèn đúng loại dấu ngoặc.
Con trỏ được tự động đặt ở giữa các dấu ngoặc. Gõ văn bản sau vào giữa các dấu ngoặc, thay thế đường dữ liệu bằng đường dẫn đầy đủ tuyệt đối đến từ chung của bạn có chứa tên bạn muốn chèn. Thay thế mã số trực tuyến bằng tên dấu trang bạn đã gán cho mục trong tài liệu chung.
BAO GỒM ""
LƯU Ý: Không nhập dấu ngoặc vào mã trường.
Ví dụ: chúng tôi đã nhập nội dung sau vào giữa dấu ngoặc mã trường:
BAO GỒM "C: \\ Users \ Lori \\ Documents \ Thông tin chung \ CommonInform.docx" Địa chỉ
LƯU Ý: Bạn phải sử dụng dấu gạch chéo kép trong đường dẫn, giống như chúng tôi đã làm. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn sử dụng dấu ngoặc kép thẳng chứ không phải dấu ngoặc kép thông minh khi nhập mã ở trên vào trường.
Để lấy địa chỉ từ tài liệu chung và chèn nó vào mã trường bạn vừa nhập, nhấp chuột phải vào mã trường và chọn Cập nhật trường Field từ menu bật lên.
Địa chỉ hiển thị trong tài liệu. Chân đế vẫn hiển thị xung quanh địa chỉ nếu bạn có tùy chọn Hiển thị dấu trang Hiển thị. Một lần nữa, hãy xem bài viết của chúng tôi về dấu trang để tìm hiểu cách tắt tùy chọn này. Ngoài ra, mã trường có thể được tô bóng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tắt nó đi.
Nếu bạn muốn thay đổi mã trường, bạn có thể hiển thị lại mã thay vì kết quả. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào mục kết quả và chọn Mã Toggle Field Code từ menu bật lên. Văn bản bạn đã nhập vào mã trường hiển thị lại và bạn có thể chỉnh sửa nó. Đơn giản, cập nhật trường để hiển thị kết quả mới.
Khi bạn đã tạo tài liệu chung của mình, bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ các mục khác mà bạn thường nhập vào tài liệu Word của mình. Chỉ cần sử dụng một trường INCLUDETEXT riêng trong tài liệu Word của bạn cho từng phần thông tin bạn muốn tự động chèn từ tài liệu chung của bạn.
