Cách nhanh chóng chèn các khối văn bản trong Microsoft Word bằng AutoText

Tất cả chúng ta đều có một vài đoạn văn bản lớn mà chúng ta phải nhập thường xuyên - như địa chỉ của bạn, tên dài hoặc cụm từ hoặc thậm chí cả bảng và hình ảnh bạn thường sử dụng. Tính năng AutoText trong Word cho phép bạn lưu trữ các đoạn văn bản này và nhanh chóng chèn chúng bằng một vài lần nhấn phím, do đó bạn có thể lãng phí ít thời gian hơn để nhập.

Tính năng AutoText đã là một phần của Office trong một thời gian dài, nhưng giờ đây là một phần của Quick Parts, được thêm vào Office 2007. Ngoài các mục AutoText, tính năng Bộ phận nhanh cho phép bạn chèn các thuộc tính tài liệu (như tiêu đề và tác giả ) và các trường (chẳng hạn như ngày và số trang). Các mục Quick Quick và AutoText còn được gọi là các khối xây dựng của Lynn và Word đi kèm với nhiều khối xây dựng được xác định trước. Bạn cũng có thể thêm bao nhiêu khối xây dựng tùy chỉnh nếu muốn.

LƯU Ý: Trước đây chúng tôi đã viết về cách tham chiếu văn bản từ các tài liệu khác trong Word để bạn có thể chèn nội dung có thể sử dụng lại vào các tài liệu khác sẽ tự động cập nhật. Thủ thuật được thảo luận trong bài viết đó tương tự như sử dụng mục nhập AutoText. Tuy nhiên, một khi nội dung được chèn bằng mục nhập AutoText, nội dung đó sẽ KHÔNG được cập nhật tự động khi bạn thay đổi mục nhập AutoText.

Ngoài ra còn có một phần mềm khác, như PhraseExpress miễn phí cho Windows, thực hiện một nhiệm vụ tương tự trên toàn hệ thống. Điều đó thật tuyệt vời vì nó hoạt động trong mọi ứng dụng, không chỉ Word mà AutoText còn có một vài lợi thế của riêng nó - cụ thể là nó có nhiều tùy chọn định dạng hơn (đặc biệt là các ứng dụng dành riêng cho Word) so với PhraseExpress và nó có sẵn ở bất cứ nơi nào có Word. Vì vậy, nếu bạn không được phép cài đặt các chương trình của bên thứ ba trên máy tính làm việc của mình, chẳng hạn, bạn vẫn có thể sử dụng AutoText.

Bạn chỉ có thể lưu trữ các mục AutoText trong các mẫu chứ không phải trong các tài liệu. Theo mặc định, các mục AutoText mới được lưu trữ trong mẫu Normal.dotm. Điều này giới hạn tính khả dụng của các mục AutoText của bạn cho máy của bạn, trừ khi bạn chia sẻ mẫu Normal.dotm của mình với các máy khác. Bạn có thể thêm các mục AutoText vào các mẫu tùy chỉnh, nhưng có những hạn chế với điều này mà chúng tôi sẽ thảo luận sau trong bài viết này.

Cách tạo mục nhập tự động mới

Để bắt đầu, hãy tạo một tài liệu Word mới và nhập nội dung (văn bản, hình ảnh, bảng, v.v.) mà bạn muốn thêm dưới dạng mục nhập AutoText. Sau đó, tô sáng nội dung và nhấp vào tab Chèn Chèn.

Nếu bạn muốn văn bản nhập AutoText của bạn được lưu trữ với định dạng đoạn cho tất cả các đoạn trong mục, bao gồm cả đoạn cuối, hãy đảm bảo rằng dấu đoạn ở cuối đoạn cuối được bao gồm trong lựa chọn của bạn. Dấu đoạn lưu trữ định dạng cho đoạn văn. Khi bạn không chọn đánh dấu đoạn văn ở cuối đoạn văn, đoạn đó sẽ lấy kiểu đoạn văn bản xung quanh khi bạn chèn nó. Nếu bạn không thấy dấu đoạn ở cuối mỗi đoạn, bạn có thể chọn hiển thị chúng trong các tùy chọn. Mọi định dạng ký tự bạn áp dụng cho nội dung AutoText của bạn sẽ được lưu trữ tự động trong mục AutoText.

Trong phần Đoạn văn bản, hãy nhấp vào nút Khám phá các bộ phận nhanh chóng Khám phá và di chuyển chuột của bạn qua phần mềm AutoText, trên menu thả xuống. Sau đó, chọn Lựa chọn Lưu Lưu vào Thư viện Tự động Thư mục từ menu phụ.

GHI CHÚ: Bạn có thể nhận thấy tùy chọn Bộ nhớ Lưu vào Bộ sưu tập Phần nhanh Bộ sưu tập nhanh có sẵn trực tiếp trên menu Bộ phận Nhanh chóng. Tùy chọn này thêm văn bản được chọn dưới dạng mục nhập Nhanh chóng của bộ phận, không phải là mục nhập của Auto Auto. Các bộ phận nhanh chóng và các mục nhập vào các bộ phận khác nhau. Bạn có thể thêm mục nhập theo cách đó, nhưng chúng ta sẽ thảo luận về việc thêm nó dưới dạng mục AutoText.

Hộp thoại của Tạo Tạo khối xây dựng mới. Nhập tên cho mục nhập AutoText trong hộp chỉnh sửa Tên Tên.

Chúng tôi khuyên bạn nên làm cho tên của các mục nhập AutoText của bạn đủ khác nhau để bạn chỉ phải nhập một vài ký tự của tên để chèn từng mục vào tài liệu. Nếu nhiều mục nhập AutoText có tên rất giống nhau, bạn sẽ phải nhập đủ tên để Word biết mục nào bạn muốn chèn.

Bạn cũng có thể thay đổi danh mục cho mục này. Danh sách thả xuống của Thể loại hạng nhất cung cấp tùy chọn Danh mục mới Tạo ra cho phép bạn thêm mục Tự động này vào danh mục tùy chỉnh. Bạn cũng có thể thay đổi Thư viện hình ảnh trong đó mục nhập được tạo.

Danh sách thả xuống Tùy chọn trong danh sách của MIT cho phép bạn chỉ định cách nhập mục vào tài liệu. Nếu bạn đang chèn một chút văn bản, chẳng hạn như tên công ty, hãy chọn chỉ có nội dung Chèn Chèn mà chèn nội dung của mục nhập nội tuyến vào con trỏ. Bạn cũng có thể chèn nội dung dưới dạng đoạn văn của chính nó hoặc trên trang của chính nó (hoàn hảo để tạo các trang bìa tiêu chuẩn).

Chấp nhận cài đặt mặc định cho danh sách thả xuống của Save Save trong. Điều này sẽ lưu mục AutoText trong mẫu Bình thường của bạn.

Khi bạn đã thiết lập mục nhập AutoText mới của mình, hãy nhấp vào OK OK.

Khi bạn đóng tài liệu Word cuối cùng mà bạn đã mở, hộp thoại sau có thể hiển thị hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi được thực hiện cho mẫu Normal.dotm không, nếu bạn đã bật tùy chọn để được nhắc lưu mẫu Bình thường. Để lưu mục nhập AutoText của bạn trong khuôn mẫu Bình thường.dotm, hãy nhấp vào Lưu Lưu.

Cách chèn mục nhập tự động vào tài liệu

Bây giờ chúng tôi đã tạo một mục AutoText mới, hãy chèn nó vào một tài liệu. Tạo một tài liệu Word mới hoặc mở một tài liệu hiện có. Nhấp vào tab Chèn Chèn vào một lần nữa và di chuyển chuột của bạn qua hoàng tử tự động trên menu thả xuống. Bạn sẽ nhận thấy rằng mục AutoText mà bạn đã thêm có sẵn trực tiếp trên menu con của Auto Auto. Chọn nó để chèn nội dung trong mục đó.

Bạn cũng có thể chèn một mục AutoText đơn giản bằng cách bắt đầu nhập tên của mục AutoText. Một cửa sổ bật lên nhỏ hiển thị với tên của mục nhập AutoText phù hợp và hướng dẫn cho bạn biết nhấn Enter Enter Enter để chèn. Nhấn vào Enter Enter Enter để chèn toàn bộ mục AutoText vào tài liệu của bạn. Bạn cũng có thể nhấn F3.

Nội dung của mục nhập AutoText được chèn, hoàn thành với các ngắt dòng và định dạng ban đầu.

Để giúp việc nhập các mục nhập AutoText nhanh hơn và dễ dàng hơn, bạn có thể thêm nút Tự động xóa của Wap vào Thanh công cụ truy cập nhanh.

Cách bật Bật Hiển thị các đề xuất tự động hoàn thành

Nếu bạn không thấy đề xuất AutoComplete khi bạn nhập tên mục nhập AutoText của mình, bạn có thể phải bật tùy chọn Đề xuất AutoComplete.

Để bật Lời giới thiệu AutoComplete, hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu Word mới và nhấp vào tab.

Trên màn hình hậu trường, nhấp vào Tùy chọn Cấm trong danh sách các tùy chọn bên trái.

Nhấp vào, Advanced Advanced Advanced trong danh sách các mục ở phía bên trái của hộp thoại Tùy chọn Word Word.

Trong phần Tùy chọn Chỉnh sửa của Phần mềm, hãy nhấp vào hộp kiểm Hiển thị AutoComplete đề xuất 'để có một dấu kiểm trong hộp.

Bây giờ, bạn sẽ có thể nhấn vào Enter Enter sau khi nhập một phần tên của mục nhập AutoText để chèn nó.

Cách chỉnh sửa nội dung của mục nhập tự động hiện có

Giả sử bạn đã chuyển đến một ngôi nhà mới và bạn cần thay đổi địa chỉ trong mục nhập AutoText của bạn. Điều đó thật dễ làm. Chỉ cần nhập mục nhập như bạn muốn trong tài liệu Word mới, chọn mục đó và sau đó truy cập vào menu con phụ của Auto AutoT như chúng ta đã thảo luận trước đó. Chọn tùy chọn Lưu Lưu vào Tự động Thư viện Thư viện tùy chọn trên menu phụ bên dưới mọi mục nhập Tự động hiện có.

Nhập cùng tên với mục nhập AutoText hiện có trong hộp chỉnh sửa Tên Tên và nhấp vào OK OK.

Một hộp thoại xác nhận hiển thị. Nhấp vào Có Có, để thay thế mục nhập AutoText trước đó bằng mục mới.

Giờ đây, bạn có thể chèn mục nhập AutoText đã cập nhật vào bất kỳ tài liệu Word mới hoặc hiện có nào như bạn đã làm trước đây.

LƯU Ý: Hãy nhớ rằng, thay đổi mục nhập AutoText KHÔNG thay đổi nội dung của mục nhập đó trong bất kỳ tài liệu hiện có nào mà bạn đã chèn nó. Nội dung sửa đổi của mục nhập AutoText chỉ được sử dụng khi chèn mục nhập bất kỳ lúc nào sau khi thay đổi mục nhập.

Cách chỉnh sửa các thuộc tính của mục nhập tự động hiện có

Ngoài việc chỉnh sửa nội dung của mục nhập AutoText, bạn cũng có thể thay đổi các thuộc tính của mục nhập, chẳng hạn như mẫu được lưu trữ, danh mục, v.v..

Để làm điều này, hãy tạo một tài liệu Word mới hoặc mở một tài liệu hiện có. Nhấp vào tab Chèn Chèn Chèn và sau đó nhấp vào nút Khám phá bộ phận nhanh chóng trong phần Khám phá văn bản. Chọn Tập đoàn khối xây dựng tổ chức trực tuyến trên menu thả xuống.

Hộp thoại tổ chức các khối xây dựng tổ chức trực tuyến. Một danh sách gồm tất cả các khối Tòa nhà của các màn hình hiển thị, hiển thị các Tên Tên của mỗi bộ và trong đó Bộ sưu tập, bộ sưu tập, bộ sưu tập, và các mẫu của chúng. Chúng được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái theo Thư viện hình ảnh. Mục nhập Địa chỉ mới của chúng tôi được liệt kê ở trên cùng bởi vì nó nằm trong thư viện của Auto Auto. Nhấn vào mục để chọn nó. Một bản xem trước của mục nhập hiển thị ở bên phải của hộp thoại.

Sau khi chọn mục nhập Địa chỉ của người dùng, hãy nhấp vào Chỉnh sửa các thuộc tính của người dùng bên dưới danh sách các khối xây dựng trên mạng.

Hộp thoại tương tự hiển thị như khi bạn tạo mục nhập AutoText; tuy nhiên, bây giờ nó được gọi là cải tiến xây dựng khối khối. Chúng tôi sẽ thay đổi nội dung Tùy chọn Tùy chọn Chuyển sang nội dung Chèn trong đoạn riêng của mình, vì vậy địa chỉ luôn được chèn bắt đầu trên một dòng riêng biệt, ngay cả khi con trỏ ở cuối dòng khác. Click vào OK OK khi bạn đã thực hiện thay đổi.

Một hộp thoại xác nhận hiển thị lại, xác nhận rằng bạn muốn thay thế mục AutoText bằng mục đã sửa đổi. Nhấp vào Có Có.

Cách xóa mục nhập tự động

Nếu bạn phát hiện ra rằng bạn không cần một mục AutoText nữa, bạn có thể xóa nó khỏi bộ sưu tập các khối xây dựng. Để xóa một mục nhập AutoText, hãy mở hộp thoại Tổ chức khối xây dựng khối, như được mô tả trong phần cuối cùng. Chọn mục nhập AutoText mà bạn muốn xóa và nhấp vào Xóa Xóa Xóa bên dưới danh sách các khối Xây dựng của phạm vi.

Hộp thoại xác nhận hiển thị hỏi bạn có chắc chắn muốn xóa khối xây dựng đã chọn không, trong trường hợp này là mục nhập AutoText. Nhấp vào Có Có để xóa mục nhập. Bạn sẽ quay trở lại hộp thoại Sắp xếp tổ chức khối xây dựng của khối. Nhấp vào Đóng Đóng Đóng để đóng nó và quay lại tài liệu của bạn.

AutoText dường như có một cách giải quyết khi sử dụng một mẫu tùy chỉnh. Chúng tôi đã thử nghiệm thêm các mục nhập AutoText vào một mẫu tùy chỉnh, nhưng khi chúng tôi tạo một tài liệu mới dựa trên mẫu đó, mục nhập AutoText không khả dụng. Tuy nhiên, khi chúng tôi tạo một tài liệu mới dựa trên mẫu Thông thường và sau đó đính kèm mẫu tùy chỉnh vào tài liệu đó, mục nhập AutoText đã có sẵn. Vì vậy, nếu bạn muốn lưu các mục AutoText trong mẫu tùy chỉnh của riêng bạn, hãy nhớ đính kèm mẫu vào tài liệu của bạn sau khi tạo chúng nếu không các mục AutoText của bạn sẽ không khả dụng. Nếu bạn khám phá khác, xin vui lòng cho chúng tôi biết trong các ý kiến.

Các phiên bản cũ hơn của Word (2003 trở về trước) cho phép bạn sao chép các mục nhập AutoText từ mẫu này sang mẫu khác. Tuy nhiên, kể từ Word 2007, chức năng đó đã bị xóa.