Cách quản lý tệp đính kèm trong Outlook 2013
Sẽ có lúc, săn việc, hoặc chia sẻ ảnh với các thành viên lớn tuổi trong gia đình, nơi bạn có thể cần gửi công cụ theo cách cũ - như một tệp đính kèm email. Nếu bạn gửi email tại nơi làm việc, nó có thể là một phần của tiết mục email của bạn.
Vấn đề của các tệp đính kèm là, có một loại mã bất thành văn liên quan đến việc gửi chúng. Ví dụ: trong khi bạn có thể gửi một tệp khổng lồ trong e-mail (tùy thuộc vào số lượng dịch vụ hoặc ISP bạn đang sử dụng sẽ cho phép), thì nó không nhất thiết phải hiệu quả. Tương tự, gửi nhiều tệp thường được thực hiện tốt hơn được nén trong một tệp chứa.
Tất nhiên, tùy thuộc vào loại tệp, nó có thể hoặc không thể đến đích. Các tệp như các tệp kết thúc bằng .EXE, .BAT và các loại thực thi khác, thường sẽ (thường) bị chặn hoặc tước vì liên kết với phần mềm độc hại. Nếu bạn muốn gửi một tệp như thế này, có lẽ bạn sẽ cần phải gửi nó trong kho lưu trữ .ZIP.
Soạn e-mail và quản lý danh bạ trong Outlook khá đơn giản và trong khi thêm và xử lý tệp đính kèm nên là bản chất thứ hai, nhiều người dùng có thể không nhận ra rằng họ có thể làm việc đó tốt hơn.
Thêm một tập tin đính kèm
Để thêm tệp đính kèm, bạn có thể kéo tệp hoặc tệp vào thư email trống và tệp này sẽ được dán dưới dạng tệp đính kèm. Hoặc, nhấp vào nút Đính kèm tập tin đính kèm trên băng, trong phần Bao gồm.
Bạn sẽ cần duyệt đến vị trí đặt tệp bạn muốn đính kèm và sau đó chọn tệp hoặc tệp bạn muốn đưa vào tin nhắn của mình, sau đó nhấp vào Chèn Chèn. Khác, nhấp vào mũi tên nhỏ và chọn Chèn Chèn làm Văn bản và tập tin đính kèm của bạn sẽ được chèn nội tuyến, có nghĩa là nó sẽ xuất hiện trong tin nhắn của bạn thay vì dưới dạng tệp riêng biệt.
Sau khi đính kèm, bạn sẽ có thể thấy nó trong trường Đính kèm bên dưới dòng Chủ đề.
Cuối cùng, giả sử bạn đã đính kèm tệp đính kèm của mình và bạn nhận ra đó là phần đính kèm sai. Không có vấn đề gì, bạn chỉ cần chọn tệp đính kèm nhấn nút Xóa Xóa Xóa trên bàn phím hoặc bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Xóa Xóa.
Các tập tin không phải là thứ duy nhất bạn có thể đính kèm vào tin nhắn, bạn cũng có thể đính kèm các mục và chữ ký.
Đính kèm những thứ khác
Các mục có thể bao gồm danh thiếp (tệp .VCF, đã thảo luận trước đó), lịch và các mục Outlook, có thể là ghi chú, tác vụ, danh bạ và các nội dung khác mà bạn mở trong Outlook.
Thỉnh thoảng, lịch là một thứ khác mà bạn có thể muốn chia sẻ và nếu bạn nhấp vào nút Đính kèm Mục Mục, bạn sẽ thấy thật dễ dàng để làm điều đó. Chia sẻ lịch của bạn không có nghĩa là bạn phải chia sẻ mọi mục duy nhất vào mỗi ngày. Bạn có thể chỉ muốn chia sẻ một vài ngày hoặc một tuần, chẳng hạn như cho một chuyến đi nghỉ mát của công ty hoặc hành trình kỳ nghỉ gia đình.
Chia sẻ lịch sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để chọn lịch thực tế, phạm vi ngày, chi tiết và các tùy chọn nâng cao khác.
Khi bạn nhấp vào OK OK, bạn sẽ thấy rằng lịch sẽ được đính kèm với thông báo email để có thể mở và xem, nhưng nó cũng sẽ được dán vào tin nhắn thực tế để người nhận có thể xem nhanh chóng.
Các mục Outlook về cơ bản là bất cứ thứ gì bạn có thể tạo trong Outlook, sau đó có thể được đính kèm và gửi cho người dùng Outlook khác. Trong ảnh chụp màn hình sau, bạn thấy cách thức này hoạt động. Bạn chọn nguồn và sau đó từ đó, chọn mục hoặc mục (bạn có thể chọn nhiều hơn một) bạn muốn đính kèm.
Lưu ý, bạn có thể quyết định xem bạn muốn mục đến dưới dạng tệp đính kèm vật lý thực tế hay chỉ là văn bản. Điều này giống như chúng ta đã thảo luận trước đó, nơi bạn có thể Chèn Chèn dưới dạng Văn bản và nó sẽ xuất hiện như một phần của thông điệp vật lý.
Danh thiếp có thể hoặc không phải là một trong những thứ bạn sử dụng hoặc cần, nhưng đó là cách thực sự tiện lợi để chia sẻ chi tiết ngay lập tức của bạn trong một gói đơn giản, tiện lợi. Nếu bạn muốn chia sẻ danh thiếp của mình (hoặc bất kỳ ai khác), bạn chỉ cần chọn nó từ menu Đính kèm Mục và danh bạ của bạn sẽ xuất hiện
Chọn thẻ hoặc thẻ bạn muốn đính kèm và nhấp vào OK OK OK và các thẻ sẽ xuất hiện dưới dạng văn bản và cũng sẽ được đính kèm dưới dạng tệp .VCF, có nghĩa là có thể được nhập vào bất kỳ sổ địa chỉ nào hỗ trợ các tệp đó.
Chia sẻ danh bạ dưới dạng danh thiếp là một cách thực sự nhanh chóng và tiện lợi để cung cấp cho người khác thông tin liên hệ hoặc nhập thông tin liên hệ từ người khác mà không cần phải nhập nó vào sổ địa chỉ của bạn.
Xử lý tệp đính kèm
Tất nhiên, với email, luôn có cơ hội nhận cũng như cho. Vậy, bạn sẽ làm gì khi một tin nhắn có tệp đính kèm đến trong hộp thư đến của bạn? Thông thường nó khá đơn giản, chẳng hạn như trong hình ảnh sau đây. Bạn thấy thông báo thử nghiệm của chúng tôi đã đến với một hình ảnh đính kèm.
Nếu chúng tôi chỉ cần nhấp vào tệp đính kèm, bạn sẽ thấy các tùy chọn đó xuất hiện trong Công cụ đính kèm cuộc gọi Ribbon. Từ đây bạn có thể hành động về nó. Cũng lưu ý rằng nếu bạn nhận được nhiều tệp, bạn có thể lưu tất cả các tệp đính kèm của mình cùng một lúc và nếu bạn không chắc chắn liệu có nên mở tệp đính kèm hay không, thì bạn có thể xóa nó đi, mặc dù có thể khôn ngoan hơn khi xóa tin nhắn nếu bạn có những nghi ngờ.
Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp đính kèm nào trong tin nhắn và bạn có thể sử dụng menu thả xuống kết quả để thực hiện các hành động tương tự như tìm thấy trên Dải băng.
Khi xử lý tệp đính kèm, hãy cẩn thận. Tệp đính kèm có thể nguy hiểm vì bất kỳ ai đã sử dụng email trong hai mươi năm qua đều có thể chứng thực. Điểm mấu chốt, không mở bất cứ thứ gì không phải từ bất kỳ ai mà bạn không biết hoặc không tin tưởng và luôn sử dụng trình quét vi-rút / phần mềm độc hại trên máy tính của bạn.
Xử lý nhiều tệp hoặc tệp lớn dưới dạng tệp đính kèm
Chúng tôi đã nói một chút về cách xử lý một hoặc có thể một vài tệp đính kèm, nhưng nếu bạn muốn đính kèm hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm tệp thì sao? Hoặc, nếu bạn muốn đính kèm một tệp lớn?
Gửi tệp đính kèm lớn là loại không tốt, đặc biệt là nếu ai đó nhận được nhiều email trong quá trình này. Vấn đề với việc gửi các tệp lớn qua email không phải là quá nhiều cho dù máy chủ mail của bạn có cho phép tệp đính kèm trên kích thước nhất định hay không. Đối với hầu hết các phần, bạn có thể sẽ không gửi một tệp lớn hơn một hoặc hai megabyte hoặc ít nhất là bạn không nên.
Tuy nhiên, sẽ có những lúc bạn cần gửi một cái gì đó hơi khó sử dụng. Nếu bạn sử dụng dịch vụ webmail như Yahoo, Gmail hoặc Microsoft, thì họ sẽ có giới hạn kích thước (lần lượt là 25Mb, 25Mb, 20Mb), giống như ISP của bạn, ví dụ: Comcast, Time Warner, AT & T, v.v. cũng sẽ như vậy (thường là khoảng 10 Mb).
Trong hầu hết các trường hợp, khi các tệp quá lớn hoặc nhiều, chúng tôi sẽ sử dụng dịch vụ đám mây, rất phong phú và cung cấp đủ không gian trống để gửi phần lớn các tệp. Thường xuyên hơn không, chỉ cần tải các tệp của bạn lên một ổ đĩa đám mây và sau đó chia sẻ nó, nhanh hơn và đáng tin cậy hơn email. Chúng tôi có một cách tiện dụng để giải thích chính xác cách gửi các tệp lớn qua e-mail trong trường hợp bạn muốn tìm hiểu thêm.
Đối với việc gửi nhiều tệp có liên quan, bạn không nên gặp sự cố với một vài vấn đề nhưng một khi bạn bắt đầu đính kèm hàng tá hình ảnh hoặc tài liệu, mọi thứ có thể trở nên hơi khó xử. Một lần nữa, hãy xem xét sử dụng một dịch vụ đám mây. Bất kể, chúng tôi khuyên bạn chắc chắn nén nhiều tệp trước khi gửi đi. Windows có hỗ trợ riêng cho các tệp zip, do đó bạn không cần lo lắng về việc người nhận của bạn không thể mở nó.
Vui lòng kiểm tra bài viết này, trong đó giải thích mọi thứ bạn cần biết về các tệp nén.
Đây có vẻ là một nơi khá tốt để kết thúc cuộc thảo luận của chúng tôi về các tệp đính kèm. Chúng không phải là một chủ đề phức tạp, nhưng bất kể bạn sử dụng Outlook, hay Gmail hay bất kỳ email nào khác, việc gửi tệp có thể yêu cầu thêm một số bước ngoài việc chỉ cần đính kèm chúng.
Đến bây giờ, chúng tôi đã đề cập đến các phần cơ bản nhất của quyền hạn email của Outlook - danh bạ, địa chỉ, soạn thảo - tất cả đều là những thứ khá đơn giản. Giờ đây với các tệp đính kèm, bạn có kiến thức khá toàn diện về những điều đơn giản.
Bây giờ, đã đến lúc đẩy mạnh trò chơi của chúng tôi. Khi bạn sử dụng Outlook và tích lũy email, bạn sẽ cần học cách quản lý nó bằng các công cụ như Bước nhanh và quy tắc, chúng tôi sẽ nói về một tính năng sắp tới. Trong khi đó, và như mọi khi, chúng tôi khuyến khích bạn cung cấp cho chúng tôi phản hồi của bạn trong diễn đàn thảo luận của chúng tôi.
