Cách nhận thông báo Outlook cho các email quan trọng

Microsoft nghĩ rằng họ rất hữu ích khi họ thiết lập thông báo cho email mới. Tuy nhiên, một loạt các thông báo liên tục cũng có thể phá vỡ dòng suy nghĩ của bạn. Bạn có thể tắt hoàn toàn các thông báo hoặc - tốt hơn - bạn có thể thiết lập Outlook để chỉ thông báo cho bạn về các email quan trọng.

Cách tạo một quy tắc đơn giản

Nếu bạn cần phản hồi với một số người, chẳng hạn như khách hàng, sếp hoặc thành viên gia đình của bạn, bạn có thể sử dụng Quy tắc trong Outlook để chỉ nhận thông báo về một số tin nhắn nhất định. Đây là cách thiết lập quy tắc chỉ hiển thị thông báo email từ một người gửi nhất định.

Cách dễ nhất để thiết lập quy tắc này là tìm email từ người đó. Trong ví dụ này, tôi sẽ thiết lập một quy tắc để thông báo cho tôi khi tôi nhận được email từ sếp của mình, vì email từ sếp của bạn luôn quan trọng, phải không? Vì vậy, tôi đã nhấp chuột phải vào email từ tổng biên tập của How-To Geek, Whitson Gordon, và chọn các Quy tắc, và sau đó, Tạo Tạo Quy tắc từ menu bật lên.

Trong hộp thoại Tạo ra quy tắc, hãy chọn các điều kiện mà bạn muốn nhận thông báo về email mới. Tôi muốn nhận thông báo ngay lập tức về email tôi nhận được từ Whitson, vì vậy tôi chọn hộp kiểm đầu tiên.

Tôi cũng chọn hộp kiểm của Sent Sent gửi tới và đảm bảo tên của tôi được chọn từ danh sách thả xuống, vì vậy tôi sẽ nhận được thông báo cho các email được gửi trực tiếp từ Whitson cho tôi. Nếu bạn không muốn được thông báo về các email mà bạn đã CC hoặc một trong số một số người nhận, hãy chọn chỉ tôi và tôi từ danh sách thả xuống của Sent Gửi đến. Nhấp vào OK OK OK khi bạn đã lựa chọn.

Một hộp thoại thành công của trực tuyến có thể hiển thị với một tùy chọn để chạy Run quy tắc này ngay bây giờ trên các thư mục đã có trong thư mục hiện tại. Click vào OK OK. Tôi muốn tìm hiểu những email nào trong hộp thư đến của mình từ Whitson, vì vậy tôi chọn hộp kiểm.

Hộp thoại Cảnh báo thư mới của New York sẽ xuất hiện, yêu cầu hành động ngay lập tức. Tôi hiện chỉ có một email từ Whitson trong hộp thư đến của mình, vì vậy đó là email duy nhất được liệt kê trong hộp thoại này. Tuy nhiên, nếu có thêm email từ Whitson, tất cả chúng sẽ được liệt kê ở đây. Nếu bạn muốn xem email trực tiếp từ hộp thoại này, hãy chọn email để xem và nhấp vào mục Mở Mở Mục. Nhấp vào Đóng Đóng Đóng để đóng hộp thoại.

Hộp thoại Cảnh báo thư mới của New York vẫn mở cho đến khi bạn nhấp vào Đóng Đóng, ngay cả khi bạn mở thư email từ hộp thoại và sau đó đóng thư.

Cách tạo quy tắc nâng cao hơn

Khi tạo quy tắc, bạn có thể chọn từ các tùy chọn bổ sung, cụ thể hơn có sẵn trên hộp thoại Chính Tạo Quy tắc. Để làm như vậy, hãy mở hộp thoại Tạo ra quy tắc, như được mô tả trước đó trong bài viết này. Sau đó nhấp vào Tùy chọn nâng cao nâng cấp.

Màn hình đầu tiên trên hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc của Nhật Bản hiển thị danh sách các điều kiện chi tiết cần kiểm tra. Chọn hộp kiểm cho các điều kiện bạn muốn kiểm tra thông báo email. Tôi muốn nhận thông báo khi tôi nhận được email từ Whitson chỉ gửi cho tôi, vì vậy tôi chọn những điều kiện đó.

Văn bản được gạch chân màu xanh là các liên kết bạn nhấp để chỉ định (các) giá trị bạn muốn kiểm tra trong điều kiện đó. Khi bạn chọn điều kiện đó, nhấp vào liên kết màu xanh lam trên điều kiện đó trong hộp Bước Bước 2 để chỉnh sửa các giá trị.

Khi bạn đã chọn các điều kiện bạn muốn kiểm tra, hãy nhấp vào Tiếp theo.

Bây giờ, chọn tùy chọn để cho biết những gì nên được thực hiện với một tin nhắn bạn nhận được phù hợp với các điều kiện đã chọn. Bạn có thể thực hiện những việc như di chuyển thư đến một thư mục cụ thể, chuyển tiếp thư đến một hoặc nhiều người, trả lời bằng mẫu hoặc đánh dấu thư là đã đọc. Tôi muốn nhận Thông báo trên màn hình khi nhận được thông báo email từ Whitson, vì vậy tôi chọn tùy chọn cuối cùng trong danh sách, hiển thị một Cảnh báo trên máy tính để bàn. Khi bạn đã chọn những gì bạn muốn thực hiện với thông báo, hãy nhấp vào Tiếp theo.

Màn hình tiếp theo cung cấp các tùy chọn để đặt ngoại lệ cho quy tắc, chẳng hạn như nếu bạn không muốn nhận thông báo nếu tin nhắn là lời mời họp hoặc cập nhật. Chọn bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào bạn muốn áp dụng cho quy tắc của mình và nhấp vào Tiếp theo. Tôi không muốn có bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào, vì vậy tôi chỉ cần nhấp vào Next Next để bỏ qua màn hình này.

Màn hình cuối cùng cho phép bạn chỉ định một tên cho quy tắc và thiết lập một số tùy chọn quy tắc, bao gồm một tùy chọn để bật Bật quy tắc này ngay lập tức. Nếu bạn muốn chạy quy tắc ngay lập tức trên các thư đã có trong hộp thư đến, hãy chọn Quy tắc chạy ngay quy tắc này trên các thư đã có trong 'Hộp thư đến'.

Xem lại phần mô tả quy tắc trong phần Bước 3 và nhấn vào Kết thúc khi bạn hoàn thành.

Bây giờ, khi tôi nhận được email từ Whitson, một cảnh báo trên màn hình sẽ hiển thị trên màn hình Windows. Lưu ý rằng điều này khác với hộp thoại Cảnh báo thư mới của Lynn - thay vào đó, đó là thông báo gốc của Windows. Nếu bạn thích phong cách thông báo này, bạn sẽ phải trải qua các tùy chọn nâng cao của Wap cho mọi quy tắc bạn tạo ra.

Cách chỉnh sửa nội quy của bạn

Sửa đổi, xóa hoặc thậm chí tạm thời tắt các quy tắc của bạn là dễ dàng. Tôi muốn sửa đổi quy tắc của mình để hiển thị hộp thoại Cảnh báo thư mới của Cảnh báo thay vì hộp thư cảnh báo trên máy tính để bàn. Để thực hiện việc này, tôi nhấp vào tab Trang chủ Trang chủ.

Nhấp vào nút Quy tắc của Wikipedia trong phần Di chuyển trực tuyến và chọn Quản lý quy tắc & Cảnh báo trên mạng từ menu thả xuống.

Hộp thoại của Rules Rules và Alerts sắp xếp hiển thị. Trên tab Quy tắc email của E-mail, bấm vào Thay đổi quy tắc của E-mail và chọn Cài đặt chỉnh sửa quy tắc Cài đặt trực tiếp từ menu thả xuống.

Như đã thảo luận trước đó, màn hình đầu tiên của Trình hướng dẫn quy tắc của Nhật Bản Hiển thị danh sách các điều kiện bạn có thể kiểm tra trên các thư email đến. Các lựa chọn tôi đã thực hiện khi lần đầu tiên thiết lập hiển thị quy tắc ở đầu danh sách và phần mô tả với các cài đặt hiện tại sẽ hiển thị trong hộp bên dưới Bước Bước 2. Tôi không muốn thay đổi các điều kiện, vì vậy tôi nhấp vào Tiếp Next. Nếu bạn muốn thay đổi các điều kiện theo quy tắc của mình, hãy thực hiện các thay đổi của bạn và sau đó nhấp vào Tiếp theo.

Trên màn hình liệt kê các hành động để thực hiện các tin nhắn email đến (tùy thuộc vào điều kiện), tôi vô hiệu hóa tùy chọn màn hình hiển thị tùy chọn màn hình máy tính để bàn, hiển thị ở đầu danh sách, sau đó nhấp vào tiếp theo.

Thay vào đó, giả sử bạn muốn hiển thị hộp thoại Cảnh báo thư mới hơn trong khuôn mặt của bạn. Cuộn xuống dưới cùng của danh sách các hành động và chọn Hiển thị một thông báo cụ thể trong hộp kiểm Cảnh báo mục mới. Để tùy chỉnh thông báo hiển thị trên hộp thoại Cảnh báo thư mới của Cảnh báo, hãy nhấp vào liên kết một tin nhắn cụ thể liên kết trực tuyến trong hộp bên dưới Bước Bước 2.

Trên hộp thoại Cảnh báo tin nhắn Cảnh báo, nhập một tin nhắn để hiển thị trên hộp thoại Cảnh báo thư mới của Thư và nhấp vào.

Nếu bạn muốn thêm hoặc xóa bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào, hãy nhấp vào Next Next Dòng để truy cập danh sách các trường hợp ngoại lệ và thực hiện các thay đổi của bạn. Để thay đổi tên của quy tắc hoặc thay đổi các tùy chọn khác trên màn hình cuối cùng của Trình hướng dẫn quy tắc của Google, hãy nhấp vào tiếp theo một lần nữa trên màn hình ngoại lệ. Tôi không muốn thay đổi bất cứ điều gì khác, vì vậy tôi nhấp vào Kết thúc hành trình trên màn hình hành động để chấp nhận các thay đổi của mình và đóng Trình hướng dẫn quy tắc.

Bạn đã trở lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo của Cảnh báo. Nhấp vào OK OK OK để đóng nó. Để chạy quy tắc ngay lập tức, hãy nhấp vào Quy tắc chạy ngay bây giờ, ngay trên đầu Thẻ Quy tắc thư điện tử.

Trên hộp thoại Quy tắc chạy ngay bây giờ, trong hộp thoại Chọn quy tắc để chạy hộp, hãy chọn hộp kiểm cho quy tắc bạn muốn chạy và nhấp vào Chạy ngay bây giờ.

LƯU Ý: Khi bạn đã chạy quy tắc, hộp thoại Quy tắc chạy ngay bây giờ không tự động đóng. Bạn phải bấm vào Đóng Đóng để đóng nó. Hộp thoại của Rules Rules và Alerts sắp xếp cũng không tự động đóng, vì vậy hãy nhấp vào OK OK để đóng nó.

Hộp thoại Cảnh báo thư mới của New York hiển thị với thông điệp tùy chỉnh của bạn ở trên cùng.

Tính năng Quy tắc trong Outlook cung cấp nhiều tùy chọn để tự động xử lý thư email của bạn. Bạn có thể có các thư cụ thể được chuyển vào các thư mục cụ thể, thực hiện các hành động trên thư email với văn bản nhất định trong dòng chủ đề hoặc thậm chí xóa tin nhắn tự động dựa trên các điều kiện nhất định. Quy tắc Outlook ban đầu có vẻ áp đảo vì tất cả các tùy chọn có sẵn. Tuy nhiên, nếu bạn biết cách bạn muốn quản lý một số thư email nhất định, không khó để tạo và quản lý các quy tắc của riêng bạn.