Cách cắt, sao chép và dán vào Microsoft Word
Cắt, sao chép và dán là ba trong số các tính năng cơ bản nhất có sẵn cho người dùng máy tính, nhưng như bạn có thể mong đợi Microsoft Word cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn chỉ những tính năng đó. Có một bảng tạm Office tích hợp khá mạnh mẽ, khả năng chọn định dạng nội dung bạn dán và hơn thế nữa. Đây là cách nó hoạt động.
Dán văn bản theo cách bạn muốn
Khi bạn dán văn bản bằng Ctrl + V, Word sẽ mặc định dán cả văn bản và bất kỳ định dạng nào được áp dụng cho văn bản đó. Điều này có nghĩa là văn bản sẽ trông giống như nó đã làm ở vị trí ban đầu. Về mặt kỹ thuật, Word sao chép các dấu định dạng trong văn bản, có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Đây là lý do tại sao bạn có thể thấy rằng văn bản được sao chép từ một trang web có thể xuất hiện lớn hơn nhiều trong Word; các dấu định dạng được Word giải thích khác với trình duyệt web của bạn.
Thay vì nhấn Ctrl + V, bạn có thể nhấp vào Trang chủ> Dán để xem một số tùy chọn khác nhau.
Menu thả xuống của Paste Paste cứng hiển thị một vài tùy chọn dưới dạng biểu tượng trên đầu trang. Từ trái sang phải là:
- Giữ định dạng nguồn: Đây là tùy chọn mặc định bạn nhận được khi nhấn Ctrl + V, như được mô tả ở trên.
- Hợp nhất Định dạng: Lệnh này chỉ dán văn bản bạn đã sao chép nhưng thay đổi định dạng để khớp với văn bản xung quanh mà bạn đang dán.
- Hình ảnh: Lệnh này chèn văn bản dưới dạng hình ảnh.
- Giữ Bản văn Chỉ có: Lệnh này loại bỏ tất cả các định dạng từ văn bản gốc. Văn bản sẽ đảm nhận định dạng mặc định của đoạn mà bạn chèn văn bản vào.
Ngoài ra còn có một vài tùy chọn khác trên menu thả xuống của Paste Paste. Lệnh đặc biệt của Paste Paste cho phép bạn dán bất cứ thứ gì bạn đã sao chép dưới dạng một loại tài liệu đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể dán dưới dạng tài liệu Word, hình ảnh hoặc thậm chí HTML. Các tùy chọn khả dụng trong cửa sổ Dán Đặc biệt thay đổi tùy thuộc vào nội dung bạn đã sao chép. Ví dụ: nếu bạn đã sao chép văn bản, bạn có thể chèn nó dưới dạng tài liệu Word riêng. Nếu bạn đã sao chép một hình ảnh, bạn có thể thay đổi định dạng của hình ảnh khi bạn dán (chúng ta sẽ nói nhiều hơn trong phần tiếp theo).
Tùy chọn Dán cài đặt mặc định của nhóm Đặt cho phép bạn thay đổi hành động dán mặc định (khi bạn nhấn Ctrl + V) nếu bạn không muốn giữ Keep Định dạng nguồn Định dạng thành mặc định.
Dán hình ảnh theo cách bạn muốn
Khi bạn dán một hình ảnh vào Word, nó sẽ cho bạn sự linh hoạt về định dạng. Bấm Trang chủ> Dán> Dán Đặc biệt (sau khi sao chép hình ảnh) để xem các tùy chọn.
Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ dán từ bảng ghi tạm, vì vậy chúng tôi có thể chọn nếu chúng tôi muốn hình ảnh được dán ở định dạng PNG hoặc BitMap. Nếu chúng tôi đang dán một tệp hình ảnh, chúng tôi sẽ có lựa chọn nhúng tệp đó dưới dạng tệp hoặc liên kết với tệp đó (làm giảm kích thước của tài liệu).
Bạn cũng có thể chọn xem các hình ảnh đã dán của mình mặc định thành dòng văn bản phù hợp với văn bản, hay một gói văn bản khác bằng cách đi tới Tệp> Tùy chọn> Nâng cao> Chèn / Dán ảnh dưới dạng.
Nếu bạn không chắc chắn gói văn bản là gì hoặc tại sao bạn có thể thay đổi nó, chúng tôi đã bảo vệ bạn.
Sao chép định dạng và áp dụng nó vào văn bản khác
Bạn đã thiết lập định dạng của mình như vậy và bây giờ bạn muốn các phần khác của tài liệu của mình trông giống nhau. Sẽ rất khó khăn khi phải thay đổi từng khối văn bản để khớp thủ công, vì vậy Word cung cấp công cụ Format Painter để trợ giúp. Format Họa sĩ sao chép định dạng từ văn bản đã chọn và sau đó dán nó vào văn bản khác. Nếu bạn chọn toàn bộ đoạn văn, nó sẽ sao chép định dạng đoạn văn. Nếu bạn chọn chỉ một vài từ văn bản, nó sẽ sao chép bất kỳ định dạng ký tự nào được áp dụng cho văn bản đó.
Chọn văn bản có định dạng bạn muốn sao chép, nhấn Trang chủ> Định dạng Họa sĩ và sau đó chọn văn bản bạn muốn dán định dạng. Nếu bạn muốn dán định dạng vào nhiều vị trí, hãy chọn văn bản và sau đó nhấp đúp vào nút Định dạng của họa sĩ định dạng. Bất cứ điều gì bạn nhấp hoặc chọn sau đó sẽ được dán với định dạng ban đầu và bạn có thể nhấp lại vào nút Định dạng họa sĩ định dạng lại để tắt nó đi.
Để biết thêm mẹo sử dụng Format Painter, hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi để sao chép định dạng trong Word.
Sao chép các thay đổi được theo dõi từ tài liệu này sang tài liệu khác
Nếu bạn đang sử dụng Thay đổi được theo dõi và bạn muốn chuyển một phần tài liệu sang tài liệu mới, bạn có thể không muốn mất những thay đổi được theo dõi đó. Rất may, bạn không phải làm vậy, nhưng không phải lúc nào cũng rõ ràng để làm điều đó. Điều này chủ yếu là do bạn phải tắt tính năng Theo dõi thay đổi trước khi sao chép văn bản.
Điều này ban đầu có vẻ phản trực giác, nhưng có một số logic đằng sau nó. Nếu bạn sao chép văn bản với các thay đổi được theo dõi và không tắt tính năng này trước, Word sẽ cho rằng bạn muốn sao chép văn bản đó như thể tất cả các thay đổi đã được chấp nhận. Bạn muốn biết thêm? Kiểm tra hướng dẫn của chúng tôi để sao chép và dán văn bản với các thay đổi được theo dõi.
Sử dụng Spike để cắt hoặc sao chép nhiều thứ và sau đó dán tất cả chúng cùng một lúc
Bạn đã viết một tài liệu tuyệt vời và tất cả đều tốt, ngoại trừ việc bây giờ bạn muốn di chuyển các bit khác nhau của nó xung quanh để tạo một đoạn mới. Hoặc có thể bạn muốn xem qua tài liệu của mình và sao chép tất cả tên của mọi người vào một danh sách trong tài liệu khác. Dù bằng cách nào, điều này có nghĩa là bạn sẽ phải cắt từng bit văn bản khỏi tài liệu, đi đến trang web của đoạn mới của bạn, dán văn bản vào, sau đó rửa sạch và lặp lại cho đến khi bạn hoàn thành - phải không? Sai rồi.
Spike là một trong những bí mật được giữ tốt nhất của Word. Nó được đặt tên theo những gai nhọn mà bạn từng thấy ở các văn phòng trên giấy và đôi khi vẫn thấy trong các nhà hàng - bạn biết đấy, thứ kim loại sắc nhọn mà họ đâm vào hóa đơn?
Trong Word, bạn có thể chọn một số văn bản và sau đó nhấn Ctrl + F3 để cắt văn bản đó và đặt nó vào cành của bạn. Bạn muốn sao chép thay vì cắt? Chỉ cần hoàn tác sau khi nhấn Ctrl + F3 - hoàn tác việc cắt văn bản nhưng không đặt văn bản đó lên trên đỉnh. Bạn có thể tiếp tục làm điều này để tiếp tục thêm nhiều văn bản vào cành.
Khi bạn đã sẵn sàng để dán mọi thứ, hãy đặt điểm chèn của bạn vào nơi bạn muốn dán văn bản bạn đã thu thập và sau đó nhấn Shift + Ctrl + F3. Điều này dán mọi thứ trong cành ở vị trí đó và cũng xóa mọi thứ khỏi cành. Mỗi mục bạn có trong phần tăng đột biến được dán thành đoạn riêng của nó, làm cho nó trở thành một cách tuyệt vời để tạo danh sách.
Bạn muốn biết thêm? Kiểm tra hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi để sử dụng tăng đột biến trong Word.
Sử dụng Clipboard tốt hơn nhiều của Office
Windows Clipboard luôn bị giới hạn khá nhiều (mặc dù nó sẽ sớm nhận được một số nâng cấp). Bạn sao chép một cái gì đó vào clipboard và sau đó dán nó vào một nơi khác. Hạn chế lớn nhất đối với Windows Clipboard là nó chỉ giữ một thứ tại một thời điểm. Sao chép một cái gì đó mới và bất cứ thứ gì đã có.
Nhập Clipboard Office, có thể lưu trữ tối đa 24 mặt hàng khác nhau. Bạn thậm chí không phải sao chép mọi thứ theo một cách khác. Chỉ cần tiếp tục sao chép mọi thứ bằng cách chọn chúng và nhấn Ctrl + C và Office Clipboard lưu trữ chúng cho bạn.
Khi đến lúc dán nội dung, bạn có thể mở Bảng tạm của Office bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải của Trang chủ> Nhóm Clipboard.
Bạn thấy một danh sách đẹp về 24 điều cuối cùng bạn đã sao chép - văn bản, hình ảnh, bất cứ điều gì. Sau đó, bạn có thể dán hoặc xóa các mục riêng lẻ trong danh sách.
Đây là một công cụ tuyệt vời (và chúng tôi đã nêu rõ trước đây, vì vậy hãy thử đi! Bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn quản lý mà không có nó.
Không sử dụng Clipboard
Clipboards đều tốt và tốt, nhưng những đứa trẻ tuyệt vời có thể sao chép và dán mà không cần sử dụng chúng ở tất cả.
Tất nhiên chúng tôi đã đề cập đến điều này trước đây, nhưng một lời nhắc nhở không bao giờ làm tổn thương. Nếu bạn đã có thứ gì đó được lưu trong bảng tạm và bạn không muốn mất nó, bạn có thể chọn văn bản trong tài liệu Word của mình và sau đó nhấp chuột phải vào một nơi khác trong tài liệu để cắt văn bản từ vị trí ban đầu và di chuyển nó đó. Bạn cũng có thể sử dụng Ctrl + Shift + nhấp chuột phải để sao chép văn bản đã chọn thay vì cắt nó.
Thay đổi chèn Chèn Chèn thành một phím dán
Theo mặc định, phím Chèn trên bàn phím của bạn chuyển đổi giữa chế độ Overtype và Chèn, nhưng bạn có thể thay đổi nó thành phím Dán nếu bạn không sử dụng các chức năng khác đó. Sử dụng phím Chèn để dán từng là một chức năng phổ biến từ nhiều năm trước, nhưng Ctrl + V đã trở thành mặc định trong thế giới Windows.
Nếu bạn có những kỷ niệm vui khi sử dụng Chèn để dán văn bản trong những ngày xưa hoặc bạn gặp phải sự cố di động giúp sử dụng một phím dễ dàng hơn, chúng tôi đã cung cấp hướng dẫn về cách thay đổi Chèn vào khóa Dán.
Như thường lệ, Word có rất nhiều thứ đang diễn ra với ngay cả một điều đơn giản như cắt, sao chép và dán. Chúng ta đã bỏ lỡ một mẹo hay? Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến!
