Cách tạo và tùy chỉnh chế độ xem thư mục trong Outlook
Nếu bạn làm việc trong một văn phòng, thì rất có thể bạn sẽ dành nhiều thời gian để xử lý email, rất có thể là trong Microsoft Outlook. Thật đáng để dành một chút thời gian để Outlook hiển thị thông tin bạn cần. Đối với email, cách tốt nhất để làm điều này là với chế độ xem thư mục. Đây là cách họ làm việc.
Chế độ xem thư mục là gì?
Mọi nơi bạn giữ email của mình trong Outlook - cho dù đó là hộp thư đến, các mục đã gửi, lưu trữ, các mục đã xóa hoặc bất kỳ nơi nào khác - là một thư mục. Mỗi thư mục đó trông giống nhau theo mặc định, với các cột chứa siêu dữ liệu về email, như người gửi, chủ đề, ngày và thời gian nhận được, v.v. Outlook nhóm các email theo ngày (với thông báo mới nhất ở trên cùng), định kiểu các thư chưa đọc bằng văn bản màu xanh đậm và hiển thị các thư bạn đã đọc bằng phông chữ màu đen thông thường.
Đây là xem thư mục mặc định.
Nhưng bạn có thể thay đổi quan điểm đó nếu bạn muốn. Bạn có thể tạo một chế độ xem khác nhau cho mỗi thư mục hoặc bạn có thể tạo chế độ xem thư mục bạn thích và áp dụng cho mọi thư mục. Outlook thậm chí có một số chế độ xem tích hợp thay thế mà bạn có thể bắt đầu với.
Cách thay đổi sang chế độ xem tích hợp khác
Để bắt đầu, hãy thay đổi thành một trong các chế độ xem tích hợp khác bằng cách nhấp vào Xem> Thay đổi Chế độ xem.
Chế độ xem Nhỏ gọn là chế độ xem mặc định mà mọi thư mục sử dụng, nhưng bạn có thể thay đổi thành một trong hai chế độ khác:
- Độc thân: Thao tác này sẽ xóa nhóm theo Ngày và hiển thị tất cả các tin nhắn của bạn trong một danh sách đơn giản.
- Xem trước: Điều này (hơi phản trực giác) sẽ loại bỏ bảng Xem trước.
Cách tùy chỉnh chế độ xem hiện tại
Bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem thư mục hiện tại bằng cách nhấp vào Xem> Xem Cài đặt.
Điều này sẽ mở cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, nơi bạn có thể thay đổi tất cả mọi thứ về chế độ xem.
Chúng tôi sẽ thay đổi các cột được hiển thị và các cài đặt sắp xếp làm ví dụ. Nhấp vào Cột Cột Đặt để mở cửa sổ Hiển thị Cột.
Chọn mục đích của Miêu tả trong cột bên phải, nhấp vào nút Xóa Xóa, và sau đó nhấp vào OK OK.
Quay lại cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, nhấp vào nút Sắp xếp Sắp xếp để mở cửa sổ Sắp xếp.
Trong menu thả xuống Sắp xếp các mục theo menu thả xuống, hãy chọn Từ Từ và sau đó bấm vào OK.
Bây giờ, nhấp vào OK OK trên cài đặt Chế độ xem nâng cao. Chế độ xem thư mục hiện đã thay đổi, do đó cột Cột chú ý bị ẩn và thư mục được sắp xếp theo người đã gửi thư.
Đây chỉ là hai ví dụ nhanh về những gì bạn có thể làm. Bạn có thể thêm hoặc xóa nhiều cột, nhóm và sắp xếp tin nhắn khác nhau và thậm chí thay đổi phông chữ và kiểu được sử dụng để hiển thị tin nhắn. Chơi xung quanh với các tùy chọn khác nhau để tìm ra những gì phù hợp nhất với bạn.
Áp dụng Chế độ xem cho các thư mục khác
Khi bạn đã tùy chỉnh chế độ xem của mình, bạn có thể áp dụng cùng một chế độ xem cho bất kỳ thư mục nào khác mà không phải tùy chỉnh từng chế độ xem. Nhấp vào Xem> Xem lại Cài đặt và lần này, nhấp vào lệnh Áp dụng Chế độ xem hiện tại cho các thư mục khác.
Chọn các thư mục mà bạn muốn áp dụng chế độ xem và sau đó nhấp vào OK OK.
Bạn có thể chọn bao nhiêu thư mục (hoặc thư mục con) tùy thích.
Lưu chế độ xem thư mục tùy chỉnh
Bạn cũng có thể giữ chế độ xem tùy chỉnh của mình dưới dạng mẫu để bạn có thể áp dụng nó cho các thư mục khác trong tương lai. Nhấp vào Xem> Xem lại Cài đặt và chọn Lệnh Lưu Chế độ xem hiện tại dưới dạng lệnh Xem mới.
Thao tác này sẽ mở cửa sổ Copy View, nơi bạn có thể đặt tên cho chế độ xem của mình và chọn người có thể xem chế độ xem. Nhấp vào OK OK khi bạn thiết lập mọi thứ.
Nếu bạn bấm Xem> Xem lại Cài đặt, Outlook sẽ hiển thị chế độ xem mới của bạn dưới dạng tùy chọn khả dụng. Nhấp vào Quản lý Lượt xem Quảng cáo để xem tất cả các chế độ xem mà bạn có quyền truy cập.
Cửa sổ Manage All Views cho phép bạn thêm, chỉnh sửa và xóa các chế độ xem, cũng như xem các cài đặt được áp dụng cho mỗi chế độ xem.
Tạo chế độ xem từ đầu
Nếu bạn muốn tạo một chế độ xem hoàn toàn mới, hãy nhấp vào nút Mới Mới trong cửa sổ Quản lý tất cả chế độ xem. Điều này sẽ mở cửa sổ Tạo chế độ xem mới.
Chọn loại chế độ xem cơ sở bạn muốn bắt đầu và nhấp vào nút OK OK. Cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao mở ra và bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem theo cách bạn muốn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào OK OK..
Khi bạn đã tạo chế độ xem mới, bạn có thể áp dụng cho bất kỳ thư mục nào khác, tùy chỉnh thêm hoặc sử dụng nó làm cơ sở cho chế độ xem mới khác.
Xóa các tùy chỉnh khỏi chế độ xem
Nếu bạn đã thực hiện một số tùy chỉnh cho chế độ xem hiện tại của mình, bạn có thể dễ dàng quay lại chế độ xem hiện tại một cách dễ dàng. Đây là một cách tốt để thử mọi thứ mà không phải lo lắng về việc hoàn tác chúng nếu những thay đổi không phù hợp với bạn. Nhấp vào Xem> Đặt lại Chế độ xem để xóa mọi tùy chỉnh chưa lưu khỏi thư mục hiện tại.
Với các công cụ Xem này, bạn có thể làm cho các thư mục của mình hoạt động chính xác theo cách bạn muốn và bắt đầu chế ngự danh sách tin nhắn tràn đó.
