Cách tạo bảng chỉ mục Giống như một Pro với Microsoft Word

Một chỉ mục cung cấp cho người đọc một cách dễ dàng để tìm các từ quan trọng trong tài liệu của chúng tôi, nhưng việc tạo một chỉ mục bằng tay rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Rất may, bạn có thể tự động tạo bảng chỉ mục trong Word.

Hình ảnh của Ifijay

Cách tiếp cận phổ biến để tạo bảng chỉ mục trong Word là đánh dấu thủ công từng từ mà chúng tôi muốn lập chỉ mục, nhưng cách khác là sử dụng tài liệu phù hợp để tự động lập chỉ mục tài liệu chính của chúng tôi, đó là những gì chúng tôi sẽ trình bày trong bài viết hôm nay.

Tạo chỉ mục

Hãy bắt đầu bằng cách tạo một bảng hai cột trong tệp phù hợp của chúng tôi. Viết những từ mà bạn muốn được đánh dấu để lập chỉ mục ở cột bên trái. Viết văn bản mà bạn muốn sử dụng trong bảng chỉ mục của tài liệu chính ở cột bên phải.

Đóng tệp phù hợp và mở tab tham chiếu tài liệu chính của bạn để lập chỉ mục tài liệu chính của chúng tôi.

Nhấp vào nút của Auto AutoMark và chọn tài liệu phù hợp khi Word nhắc bạn chỉ định tệp AutoMark.

Ngay sau khi bạn nhấp vào nút OK, bạn sẽ thấy Word tạo một số trường nhập chỉ mục trong tài liệu của chúng tôi.

Chúng tôi có thể ẩn các trường này bằng cách nhấp vào nút Hiển thị / Ẩn Đoạn văn trong tab trang chủ.

Đi đến cuối tài liệu chính và nhấp vào nút Chèn Chèn Chỉ mục một lần nữa và nhấp vào nút OK lần này để tạo chỉ mục.

Đó là tất cả những gì chúng ta có về cách tạo bảng chỉ mục với tệp phù hợp. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về cách chúng ta có thể tùy chỉnh kiểu chỉ mục.

Tạo tham chiếu chéo trong chỉ mục

Word cho phép chúng ta tạo ra các loại chỉ mục khác nhau. Ở đây chúng tôi có một chỉ mục với mục nhập phụ đặc biệt hữu ích khi chúng tôi muốn nhóm một nhóm các khái niệm liên quan chặt chẽ trong tài liệu của chúng tôi.

Thủ thuật tạo một mục nhập phụ là bằng cách tách văn bản trong cột bên phải của bảng tài liệu phù hợp của chúng tôi với dấu hai chấm (:). Word sẽ coi bất kỳ từ nào xuất hiện sau dấu hai chấm dưới dạng một mục con trong chỉ mục.

Một loại chỉ mục hữu ích khác là một chỉ mục tham chiếu chéo thường xuất hiện dưới dạng của See Xem thêm

Thật không may, chúng tôi không thể tạo tham chiếu chéo trong bảng chỉ mục của mình bằng cách sử dụng tệp phù hợp, vì vậy chúng tôi phải chỉnh sửa thủ công trường chỉ mục bằng cách thêm vào.

Duy trì chỉ số

Một trong những thách thức với việc duy trì chỉ mục trong Word là Word không cung cấp cho chúng tôi nút hoặc menu mà chúng tôi có thể chỉ cần nhấp để xóa các trường chỉ mục nếu chúng tôi quyết định làm lại tệp phù hợp của mình.

Chúng tôi phải sử dụng tập lệnh Visual Basic để xóa các trường chỉ mục trong tài liệu của chúng tôi. Hầu hết các bạn phải suy nghĩ về Visual Visual Script, tôi không phải là lập trình viên! Đó là gì ?". Đừng lo lắng nó không tệ như âm thanh. Chỉ cần sao chép và dán tập lệnh đơn giản này được viết bởi những kẻ tuyệt vời tại TechRepublic vào trình soạn thảo Visual Basic của Word và chạy nó để dọn sạch các trường chỉ mục của tài liệu chính của bạn.

Xóa phụ IndexEntries ()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Đặt doc = ActiveDocument
Đối với mỗi fld trong doc.Fields
fld. Chọn
Nếu fld.Type = wdFieldIndexEntry Sau đó
fld.Delete
Kết thúc nếu
Kế tiếp
Đặt fld = Không có gì
Đặt doc = Không có gì
Kết thúc phụ


Mở trình soạn thảo Visual Basic bằng cách nhấn Alt + F11 và đặt tập lệnh này vào trình chỉnh sửa. Thực thi tập lệnh bằng cách nhấp vào nút chạy của Google, để làm sạch các trường chỉ mục của tài liệu chính.

Tài liệu chủ của bạn sẽ không còn có bất kỳ trường chỉ mục nào nữa. Bây giờ chúng ta có thể lập chỉ mục lại tài liệu chính và tạo lại bảng chỉ mục bằng cách sử dụng menu Chèn Chèn Index Index.

Áp dụng các định dạng bảng chỉ mục khác nhau

Có chỉ mục chắc chắn hữu ích cho người đọc của bạn, nhưng hầu hết có lẽ một số bạn đang nghĩ, Tại sao bảng chỉ mục trông rất nhàm chán. Tôi có thể thay đổi giao diện để làm cho nó hấp dẫn hơn không? Câu trả lời là Vâng, bảng chỉ mục không phải nhìn đơn giản.

Chúng ta có thể điều chỉnh kiểu của bảng chỉ mục bằng cách chọn một trong các định dạng có sẵn để điều chỉnh giao diện của bảng chỉ mục.

Đây là một ví dụ về cách Cổ điển định dạng chỉ mục trông giống như.

Thậm chí chúng ta có thể áp dụng phong cách của riêng mình cho bảng chỉ mục bằng cách chọn kiểu Từ Từ mẫu và nhấp vào nút Sửa đổi bản chỉnh sửa.

Chọn một trong các kiểu chỉ mục có sẵn và nhấp vào nút Mod Modify 'để tạo kiểu riêng của chúng tôi.

Chúng tôi có thể điều chỉnh kiểu phông chữ của bảng chỉ mục.

Cung cấp cho bảng chỉ số một số đường viền hoặc đánh số;

Tập để cung cấp cho bảng chỉ số một cái nhìn và cảm nhận cụ thể.

Đó là tất cả những gì chúng ta có để tạo bảng chỉ mục với Microsoft Word. Có thêm lời khuyên tuyệt vời nào cho việc xây dựng tài liệu không? Chia sẻ chuyên môn của bạn trong các ý kiến.