Cách tạo một tin nhắn đi nghỉ cho (hầu hết) bất kỳ tài khoản email nào
Nếu bạn đang đi ra khỏi thị trấn, bạn có thể muốn ghi chú vào email của mình để cho mọi người biết bạn sẽ không có mặt hoặc liên hệ với người khác khi bạn đi vắng.
Hầu hết các dịch vụ email cung cấp một cách để gửi trả lời tự động cho các thư đến khi bạn không có sẵn để kiểm tra email của mình. Dưới đây là cách thiết lập phản hồi kỳ nghỉ cho các dịch vụ email phổ biến nhất.
Khi nói đến việc thiết lập một phản hồi kỳ nghỉ, bạn đang ở một trong một vài chiếc thuyền:
- Bạn có tài khoản Gmail, tài khoản Microsoft (triển vọng trực tiếp, live.com hoặc hotmail.com) hoặc tài khoản Yahoo hỗ trợ người trả lời.
- Bạn được kết nối với Microsoft Exchange Server và có thể sử dụng Trợ lý ngoài văn phòng.
- Bạn có tài khoản email POP3 / IMAP không hỗ trợ người trả lời, có thể từ nhà cung cấp internet của bạn hoặc dịch vụ khác.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập phản hồi kỳ nghỉ trong Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (đối với tài khoản Microsoft), Outlook.com, Outlook cho Windows (đối với tài khoản IMAP và POP3), Exchange và thậm chí trong Apple Mail cho Mac (đối với tài khoản IMAP và POP3).
Thiết lập Phản hồi kỳ nghỉ trong Gmail
Đối với những người bạn có địa chỉ Gmail hoặc thậm chí điều hành một công ty nhỏ sử dụng Google Apps, việc thiết lập phản hồi kỳ nghỉ trong Gmail rất đơn giản. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, nhấp vào menu Cài đặt ở góc trên bên phải màn hình của bạn và chọn Cài đặt. Khi trang Cài đặt mở trên tab mới, hãy cuộn xuống cho đến khi bạn thấy một phần có tên là Phản hồi nghỉ. Các tùy chọn rất trực quan. Chỉ cần bật chế độ trả lời Kỳ nghỉ, chọn Ngày đầu tiên và Ngày cuối cùng (nếu có) và nhập Chủ đề và Tin nhắn. Nếu bạn không muốn phản hồi về kỳ nghỉ đi ra ngoài cho bất kỳ ai gửi email cho bạn, hãy kiểm tra Chỉ chỉ gửi phản hồi cho mọi người trong hộp Danh bạ của tôi để chỉ cho phép phản hồi kỳ nghỉ đi ra ngoài với mọi người trong danh sách Liên hệ trên Google.
Thiết lập Phản hồi Kỳ nghỉ của Yahoo
Để thiết lập phản hồi kỳ nghỉ trong Yahoo Mail, hãy mở trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản Yahoo Mail của bạn. Sau đó, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của cửa sổ trình duyệt và nhấp vào Cài đặt Cài đặt ở chế độ thả xuống. Trên hộp thoại Cài đặt, nhấp vào Phản hồi kỳ nghỉ của người Hồi giáo trong danh sách các tùy chọn ở bên trái và đánh dấu vào hộp Kích hoạt tự động kích hoạt trong những ngày này (bao gồm). Chọn ngày từ và đến ngày và nhập trả lời tự động mà bạn muốn gửi đi. Nếu bạn muốn có một phản hồi khác nhau được gửi đến một hoặc nhiều tên miền cụ thể, hãy kiểm tra Phản hồi khác nhau đối với email tạo thành một tên miền cụ thể, nhập tên miền, sau đó nhập tin nhắn được gửi đến email từ các tên miền đó.
Yahoo cũng cho phép bạn có các phản hồi email khác nhau dựa trên người mà họ sẽ đến. Chỉ cần kiểm tra Phản hồi khác nhau đối với các email từ một hộp kiểm tên miền cụ thể và thêm vào các tên miền email mà bạn muốn có một phản hồi khác cho.
Nhấp vào Tiết kiệm Lưu ở dưới cùng của hộp thoại Cài đặt khi bạn hoàn tất. Phản hồi kỳ nghỉ của bạn sẽ được tự động gửi trong những ngày được chỉ định.
Thiết lập Trả lời tự động trong Windows 10 Mail cho Tài khoản Email của Microsoft
Windows 10 Mail chỉ cho phép bạn thiết lập các phản hồi về kỳ nghỉ cho các tài khoản email của Microsoft, bao gồm các tài khoản triển vọng, trực tiếp, com, hotmail.com và Office 365. Để thiết lập phản hồi kỳ nghỉ trong Windows 10 Mail, hãy mở ứng dụng và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc dưới bên trái của cửa sổ. Sau đó, nhấp vào Tự động trả lời Tự động trên bảng Cài đặt trượt bên phải và chọn tài khoản mà bạn muốn gửi trả lời tự động từ nhà cái Chọn một tài khoản thả xuống. Nhấp vào nút Gửi Gửi Trả lời tự động Nút trượt của nút này để nó chuyển sang màu xám đậm và đọc Bật. Nhập tin nhắn bạn muốn gửi dưới dạng trả lời tự động vào hộp bên dưới nút trượt. Nếu bạn muốn trả lời chỉ được gửi cho những người trong danh sách liên lạc của bạn, hãy kiểm tra hộp thư Gửi chỉ trả lời vào hộp danh bạ của tôi. Bạn có thể thiết lập trả lời tự động cho tất cả các tài khoản được hỗ trợ trong Mail, nhưng bạn phải làm như vậy riêng cho từng tài khoản.
Thiết lập Trả lời tự động trên Outlook.com
Để thiết lập trả lời tự động trên Outlook.com, hãy truy cập http://www.outlook.com trong trình duyệt yêu thích của bạn và đăng nhập vào tài khoản email của Microsoft mà bạn muốn gửi trả lời tự động. Sau đó, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trang Outlook.com và chọn Tự động trả lời Trả lời từ danh sách thả xuống. Nhấp vào nút Gửi Gửi trả lời tự động Sắp xếp trên ô cửa sổ trượt ra ở phía bên phải của cửa sổ. Đặt thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc và nhập tin nhắn bạn muốn tự động gửi đi. Chọn bất kỳ tùy chọn nào khác bạn muốn, chẳng hạn như bạn muốn trả lời tự động chỉ được gửi cho những người trong danh sách Liên hệ của bạn hay tất cả những người gửi email cho bạn.
Khi bạn hoàn tất thiết lập trả lời tự động của mình, hãy nhấp vào OK OK ở đầu khung. Thông báo tùy chỉnh của bạn bây giờ sẽ tự động tắt trong khoảng thời gian bạn đặt để trả lời email nhận được đáp ứng yêu cầu bạn đặt.
LƯU Ý: Bạn chỉ có thể sử dụng Outlook.com với các tài khoản email của Microsoft-live.com, triển vọng.com, hotmail.com và msn.com.
Thiết lập Phản hồi nghỉ phép của Microsoft Exchange Server trong Outlook
Nếu bạn được kết nối với Máy chủ Microsoft Exchange (thường là tại nơi làm việc của bạn), bạn sẽ có thể tận dụng Trợ lý Ngoài văn phòng, điều tương tự như Phản hồi Nghỉ phép. Để thiết lập tính năng này, nhấp vào tab Tập tin trên mạng để vào chế độ xem hậu trường và nhấp vào nút Tự động trả lời.
Từ đây, thiết lập một phản hồi kỳ nghỉ là khá dễ dàng. Đơn giản chỉ cần nhấp vào tùy chọn Gửi Gửi trả lời tự động và chọn Kiểm tra chỉ gửi trong khoảng thời gian này trong hộp phạm vi nếu bạn muốn giới hạn trả lời tự động trong một khung thời gian cụ thể. Chọn thời gian bắt đầu và thời gian bắt đầu và thời gian. Sau đó, bạn có thể nhập tin nhắn để gửi đi Bên trong Tổ chức của tôi, hoặc Bên ngoài Tổ chức của tôi, hoặc cả hai.
Thiết lập Phản hồi kỳ nghỉ cho Tài khoản IMAP hoặc POP3 trong Outlook cho Windows
Nếu bạn không kết nối với máy chủ Exchange trong công việc của mình, nhưng có thể đang sử dụng Outlook tại nhà, bạn có thể thiết lập phản hồi kỳ nghỉ ngay thông qua triển vọng. Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động nếu PC của bạn vẫn hoạt động trong khi bạn đi, vì vậy tốt nhất bạn nên kiểm tra và xem liệu tài khoản email của bạn có hỗ trợ người trả lời kỳ nghỉ trên dịch vụ webmail của nó không. Nếu không, Outlook sẽ làm trong một nhúm.
Để thiết lập phản hồi kỳ nghỉ trong Outlook cho Windows, trước tiên bạn phải thiết lập mẫu email với thông báo bạn muốn gửi đi. Để tạo mẫu email, về cơ bản, bạn tạo một thông báo email mới, nhập thư bạn muốn lưu (không có To, Cc, Bcc hoặc Chủ đề), sau đó lưu thư dưới dạng Mẫu Outlook. Khi bạn đã tạo mẫu email của mình, hãy tạo quy tắc sẽ tự động gửi mẫu email đó đến các email nhận được trong một phạm vi ngày cụ thể.
Bây giờ khi ai đó gửi email cho bạn, mẫu bạn đã chọn sẽ tự động được gửi cho họ trong khoảng thời gian bạn đã chỉ định.
Thiết lập Trả lời ngoài văn phòng trong Apple Mail cho Mac (IMAP hoặc POP3)
Apple Mail không có tính năng tích hợp để trả lời ngoài văn phòng, nhưng bạn có thể thiết lập một hoặc nhiều quy tắc để tự động gửi trả lời tùy chỉnh đến email đến cho bất kỳ tài khoản IMAP hoặc POP3 nào bạn đã thêm vào ứng dụng. Để thiết lập trả lời ngoài văn phòng cho tài khoản email trong Apple Mail, hãy thiết lập quy tắc trên màn hình Quy tắc trên hộp thoại Tùy chọn (đi tới Thư> Tùy chọn, sau đó nhấp vào nút Quy tắc Quy tắc), chỉ định các điều kiện cần được đáp ứng (tài khoản mà bạn muốn gửi trả lời tự động) và hành động được thực hiện (trả lời tin nhắn với văn bản tin nhắn cụ thể). Bạn cũng có thể thêm các điều kiện khác, chẳng hạn như kiểm tra xem người gửi có trong danh bạ của bạn hay không hoặc kiểm tra xem trường Đến có địa chỉ email cụ thể không.
Quy tắc trả lời ngoài văn phòng bạn tạo có thể được kích hoạt hoặc không hoạt động trên màn hình Quy tắc bằng cách chọn hoặc bỏ chọn hộp bên cạnh quy tắc. Vì bạn không thể đặt phạm vi ngày cho quy tắc, bạn phải bật quy tắc theo cách thủ công khi bạn muốn nó chạy và sau đó tắt khi bạn không muốn nó chạy nữa. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn bỏ chọn hộp cho quy tắc trên hộp thoại Tùy chọn khi bạn quay trở lại từ kỳ nghỉ hoặc chuyến công tác.
Miễn là quy tắc được kích hoạt, bất kỳ email nào nhận được đáp ứng các điều kiện đã chọn sẽ được trả lời với thông báo tùy chỉnh bạn thiết lập. Mỗi người gửi sẽ nhận được trả lời tự động mỗi khi họ gửi email cho bạn.
LƯU Ý: Bạn phải để Apple Mail mở trên máy Mac để chạy quy tắc. Nếu bạn đóng Apple Mail, các phản hồi tự động sẽ không được gửi đi, nhưng chúng sẽ là một khi bạn mở lại Apple Mail và nhận email trong hộp thư đến của bạn cho tài khoản được chọn trong quy tắc. Sẽ tốt hơn nếu thiết lập một phản hồi kỳ nghỉ trong cài đặt webmail của dịch vụ email của bạn, nếu có, vì vậy bạn không phải rời khỏi máy tính của mình.
