Cách kiểm soát khoảng cách dòng và đoạn trong Microsoft Word
Có rất nhiều lý do bạn có thể muốn thay đổi lượng không gian giữa các dòng trong một đoạn hoặc giữa các đoạn. Word cung cấp một số giá trị đặt trước tiện dụng để sử dụng, nhưng bạn cũng có thể kiểm soát hoàn toàn bằng cách chỉ định khoảng cách chính xác. Đây là cách.
Thay đổi khoảng cách dòng hoặc đoạn trong tài liệu không phải là điều bạn có thể cần phải làm rất thường xuyên. Nhưng như bất cứ ai phải lật bài báo với khoảng cách gấp đôi bắt buộc đều biết, đó có thể là sự khác biệt giữa vượt qua và thất bại. Ngoài đại học, bạn vẫn có thể phải đối mặt với các hướng dẫn về khoảng cách dòng của nhà tuyển dụng, khách hàng hoặc nhà xuất bản. Và ngay cả trong các tài liệu của riêng bạn, khoảng cách phù hợp có thể làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn hoặc làm nổi bật các phần của tài liệu mà bạn muốn người đọc tập trung vào đó. Nếu khoảng cách mặc định trong Word không hoàn toàn phù hợp với bạn, Word sẽ giúp bạn dễ dàng thay đổi.
Khoảng cách dòng và đoạn là gì?
Cả hai đều khá giống những gì họ nghe. Khoảng cách dòng là lượng khoảng trắng giữa hai dòng văn bản. Khoảng cách đoạn là lượng khoảng trắng giữa hai đoạn. Và giống như sử dụng đúng phông chữ hoặc lề thích hợp, kiểm soát khoảng cách là một phần quan trọng của định dạng tài liệu.
Và kỳ lạ vì nó có thể nghe lúc đầu, cả khoảng cách dòng và đoạn đều được áp dụng ở cấp độ đoạn văn. Dãn cách dòng kiểm soát cách tất cả các dòng của một đoạn được cách nhau. Khoảng cách đoạn điều khiển bao nhiêu không gian đến trước và sau đoạn văn.
Trong Word, khoảng cách dòng thường được đo bằng bội số của bất kỳ cỡ chữ nào mà đoạn văn đang sử dụng. Ví dụ: giả sử bạn đang sử dụng phông chữ 12 điểm cho văn bản trong đoạn văn của mình. Nếu bạn chọn khoảng cách dòng đơn, khoảng cách giữa các dòng sẽ là 12 điểm. Nếu bạn chọn khoảng cách gấp đôi, khoảng cách giữa các dòng sẽ là 24 điểm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tinh chỉnh mọi thứ, bạn cũng có thể chỉ định kích thước điểm chính xác để sử dụng.
Đoạn văn làm việc một chút khác nhau. Theo mặc định, Word thêm tám điểm không gian sau một đoạn và không có khoảng trắng bổ sung trước đoạn đó và bạn có thể thay đổi cả hai giá trị đó theo cách bạn muốn.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn làm thế nào để làm tất cả điều này.
Sử dụng cài đặt trước nhanh để thay đổi dễ dàng
Word có một số tùy chọn cài sẵn phổ biến để bạn lựa chọn. Hãy nhớ rằng khoảng cách dòng và đoạn đều được áp dụng ở cấp độ đoạn văn. Nếu bạn đặt điểm chèn của mình vào một đoạn, bạn sẽ thay đổi mọi thứ cho đoạn đó. Nếu bạn chọn văn bản từ nhiều đoạn, bạn sẽ thay đổi mọi thứ cho tất cả các đoạn đó.
Chọn tất cả các đoạn bạn muốn thay đổi (hoặc đặt điểm chèn của bạn ở bất cứ đâu trong một đoạn bạn muốn thay đổi). Trên tab Trang chủ, nhấp vào nút Dòng kẻ và Khoảng cách Đoạn.
Thao tác này sẽ mở menu thả xuống với các cài đặt trước cho khoảng cách dòng (ở trên cùng) và khoảng cách đoạn (ở dưới cùng).
Khoảng cách dòng được hiển thị trong bội số. Khoảng cách 2.0 2.0 là khoảng cách gấp đôi, nhịp 3.0 3.0 là khoảng cách gấp ba, v.v. Chọn bội số bạn muốn và Word áp dụng nó cho các đoạn đã chọn. Nếu bạn muốn chọn một khoảng cách khác hoặc hoàn nguyên về khoảng cách ban đầu, hãy nhấp lại vào tùy chọn Khoảng cách dòng và Đoạn văn bản và chọn một bội số khác.
Khoảng cách đoạn chỉ cho phép bạn thêm hoặc xóa khoảng cách đặt trước trước đoạn hoặc sau đoạn. Và nó thật kỳ lạ khi nó hoạt động. Nếu bạn hiện không có khoảng cách trước hoặc sau một đoạn, menu sẽ hiển thị các lệnh để thêm khoảng cách ở cả hai vị trí (như trong hình trước đó). Nếu bạn thêm một khoảng trắng ở một vị trí, lệnh đó sẽ thay đổi để cho phép bạn loại bỏ khoảng cách đó.
Vì vậy, bạn chỉ có thể thêm hoặc xóa một mức khoảng cách đặt trước bằng các lệnh menu. Và những cài đặt trước đó là gì? 12 điểm cho khoảng cách trước đoạn văn và 8 điểm cho khoảng cách sau.
Các cài đặt trước này hoạt động đủ tốt để thay đổi đơn giản cho một vài đoạn. Nhưng nếu bạn muốn thay đổi khoảng cách trên toàn bộ tài liệu thì sao? Bạn có thể chọn mọi thứ (Ctrl + A) và sau đó sử dụng các lệnh tương tự, nhưng có một số cài đặt trước tốt hơn có sẵn nếu bạn muốn thay đổi toàn bộ tài liệu.
Sử dụng các cài đặt trước khoảng cách bổ sung cho toàn bộ tài liệu của bạn
Chuyển sang tab Thiết kế của Wikipedia, sau đó nhấp vào nút Khoảng cách đoạn văn bản.
Bây giờ, mặc dù nút đó được gắn nhãn Khoảng cách đoạn văn bản, nhưng những thay đổi ở đây có thể áp dụng cho cả khoảng cách đoạn và dòng cho tài liệu của bạn. Khi bạn di con trỏ qua từng cài đặt trước, bạn có thể thấy những thay đổi được phản ánh trong tài liệu của mình. Bạn cũng sẽ thấy một bong bóng văn bản nhỏ bật lên cho phép bạn biết chính xác các tùy chọn khoảng cách dòng và đoạn mà cài đặt trước sẽ áp dụng.
Đây là một tùy chọn toàn bộ hoặc không có gì, do đó, nó sẽ chỉ hoạt động cho toàn bộ tài liệu hoặc hoàn toàn không hoạt động. Đây là các cài đặt trước Compact, Open và Double trông giống như trên văn bản giống hệt nhau.
Ở dưới cùng của menu thả xuống Khoảng cách đoạn văn bản đó, bạn cũng có thể nhấp vào lệnh Khoảng cách đoạn văn bản tùy chỉnh để mở cửa sổ Quản lý kiểu.
Trên tab Bộ cài đặt mặc định, các công cụ trong phần Khoảng cách đoạn văn bản cho phép bạn tinh chỉnh khoảng cách cho tài liệu của mình. Bạn cũng có thể chọn ở phía dưới xem chỉ áp dụng các thay đổi của mình trong tài liệu hiện tại hay cho tất cả các tài liệu mới dựa trên cùng một mẫu.
Áp dụng Kiểm soát Finer cho Khoảng cách giữa Đoạn và Dòng
Nếu bạn muốn có một chút tinh tế hơn bất kỳ cài đặt trước nào chúng tôi đã đề nghị, bạn có một lựa chọn khác (rốt cuộc, đây là Word).
Đầu tiên, đặt điểm chèn của bạn vào đoạn bạn muốn thay đổi (hoặc chọn nhiều đoạn hoặc toàn bộ tài liệu bằng Ctrl + A). Trên tab Nhà Trang chủ, nhấp vào mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Đoạn văn.
Điều này sẽ mở cửa sổ Đoạn. Trên tab Ấn Độ và Khoảng cách giữa các dòng, trong phần Khoảng cách giữa các kiểu, bạn có thể áp dụng các điều chỉnh cụ thể cho cả khoảng cách đoạn và dòng.
Ở bên trái, bạn có thể sử dụng các điều khiển của Trước Trước và Sau đó để xác định khoảng không gian bạn muốn trước và sau đoạn văn. Bạn cũng có tùy chọn để giữ khoảng cách đoạn văn bản của bạn không ảnh hưởng đến các khối văn bản theo các kiểu khác nhau bằng cách chuyển đổi trên Đừng Đừng thêm khoảng cách giữa các đoạn của hộp kiểm tra cùng kiểu. (Nếu bạn không chắc chắn liệu bạn có đang sử dụng các kiểu khác nhau không thì có lẽ bạn không.)
Ở bên phải trong phần đó, trình đơn thả xuống Khoảng cách giữa dòng Line cho phép bạn chọn tất cả các cài đặt trước khoảng cách dòng tương tự mà chúng ta đã xem trước đó, cùng với một số tùy chọn khác.
Các tùy chọn bổ sung này bao gồm:
- Ít nhất: Tùy chọn này cho phép bạn chỉ định kích thước điểm tối thiểu để sử dụng cho khoảng cách dòng và chỉ hữu ích trong các trường hợp rất cụ thể. Ví dụ: giả sử bạn có một dòng trong một đoạn mà vì lý do nào đó đã sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn các dòng khác. Tùy chọn khoảng cách thông thường có thể làm cho nó trông lạ. Chọn một khoảng cách tối thiểu có thể giúp.
- Chính xác: Tùy chọn này cho phép bạn chỉ định kích thước điểm chính xác để sử dụng giữa các dòng của các đoạn đã chọn.
- Nhiều: Tùy chọn này cho phép bạn quay số theo nhiều mức cụ thể để sử dụng cho khoảng cách. Ví dụ: nếu khoảng cách 1,5 có vẻ quá chặt và 2.0 có vẻ quá rộng, bạn có thể thử một cái gì đó như 1,75.
Giữa ba tùy chọn này, bạn có toàn quyền kiểm soát tất cả khoảng cách tài liệu của mình, vì vậy bây giờ bạn có thể tự tin nhân đôi không gian đó bằng giấy hoặc làm cho đồng nghiệp của bạn ngạc nhiên với một báo cáo được định dạng hoàn hảo.
