Cách soạn thảo và gửi email trong Outlook 2013

Outlook khá đồng nghĩa với email. Do đó, ngoài tất cả các tính năng khác của nó, bạn muốn đảm bảo rằng bạn biết cách sử dụng nó với e-mail một cách hiệu quả nhất có thể.

Chúng tôi đã sử dụng các khía cạnh của Outlook trong một thời gian và các bác sĩ Office bị nghiền nát sẽ biết tất cả những thứ này, nhưng những người dùng mới, như những người cần biết cách sử dụng Outlook trong cài đặt văn phòng, có thể phải biết cách sử dụng Outlook trên cơ sở hàng ngày. Điều đó nói rằng, đó là một ứng dụng e-mail nhiều mặt và trưởng thành mà người dùng Windows phải có trong hộp công cụ của họ.

Vì có quá nhiều thứ để học, chúng tôi có ít thời gian để mất, vì vậy hãy bắt đầu ngay với cách soạn và gửi tin nhắn, cũng như phân tích tất cả các tùy chọn bạn có thể điều chỉnh để biến Outlook thành một trải nghiệm thú vị và hữu ích hơn.

Nhanh chóng soạn và gửi tin nhắn

Nếu bạn muốn hoặc cần hiểu những điều cơ bản của Outlook, chúng tôi đã viết một hướng dẫn cho người mới bắt đầu tiện dụng về nó. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc nó nếu Outlook hoàn toàn mới đối với bạn.

Nếu không, từ hộp thư đến của Outlook, bạn có thể nhấp vào nút Mới Email Email hoặc sử dụng CT CTRL + N thôi.

Cửa sổ tin nhắn mới kết quả sẽ khá đơn giản. Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Word hoặc chương trình chỉnh sửa văn bản tương tự, các tính năng Văn bản cơ bản chắc chắn sẽ trông quen thuộc với bạn.

Tại thời điểm này, bạn sẽ chỉ định người bạn đang gửi tin nhắn của mình đến, soạn tin nhắn của bạn và nhấp vào nút Gửi Gửi. Điều đó rất tốt và tốt nếu bạn chỉ soạn một tin nhắn một lần và sau đó bạn đã hoàn thành nó, nhưng còn nhiều điều hơn thế nữa.

Một liên hệ bồi dưỡng

Khi bạn soạn một email mới, điều đầu tiên bạn có thể sẽ làm là nhập người nhận hoặc người nhận. Bạn có thể làm điều này bằng cách chỉ cần nhập (các) địa chỉ email của họ hoặc bạn có thể nhấp vào Cấm Để Tấn và chọn tên từ sổ địa chỉ của bạn.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn muốn nhanh chóng chọn hai hoặc nhiều địa chỉ đồng thời, hãy giữ CTRL và nhấp vào từng tên bạn muốn chọn, sau đó chọn tùy chọn địa chỉ của bạn: To và Cc (hoặc Bcc). Khi bạn đã chọn tất cả người nhận, hãy nhấp vào OK OK.

Nếu bạn chưa có sổ địa chỉ, chúng tôi sẽ bảo vệ bạn. Bạn có thể nhập danh bạ của mình vào Outlook từ Gmail hoặc dịch vụ email tương tự.

Thay đổi địa chỉ trả lời

Giả sử bạn có nhiều tài khoản email được liên kết với Outlook. Làm thế nào để bạn gửi email từ các tài khoản khác của bạn?

Bạn sẽ nhận thấy rằng trên nút Từ Từ có một mũi tên nhỏ. Nhấp vào nút đó và bạn sẽ thấy các tài khoản khác của mình trong danh sách thả xuống để bạn có thể chọn một tài khoản email khác.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tài khoản email không liên quan đến Outlook, chẳng hạn như nếu bạn đang sử dụng máy tính của người khác hoặc bạn đang sử dụng máy tính của mình tại nơi làm việc và bạn muốn định tuyến trả lời cho tài khoản cá nhân của mình.

Nếu bạn làm điều này, hãy ghi nhớ một vài điều. Đầu tiên, bất kỳ thư nào bạn gửi sẽ được sao chép vào thư mục Thư đã gửi, vì vậy đừng gửi bất cứ thứ gì cá nhân trừ khi bạn có ý định xóa nó và làm trống Thùng rác. Ngoài ra, nếu bạn gửi tin nhắn từ công việc của bạn, họ có thể sẽ lưu nó trên máy chủ thư của họ.

Chữ ký và văn phòng phẩm

Bạn có thể đã quen thuộc với khái niệm chữ ký, hoặc thậm chí bạn có thể tự sử dụng chúng. Về cơ bản, chữ ký là các bit văn bản được soạn sẵn đặc biệt mà bạn có thể thêm vào mỗi tin nhắn. Đây có thể là chi tiết liên hệ của bạn, thông tin quan trọng về sản phẩm hoặc sự kiện bạn đang quảng cáo hoặc chỉ là một trích dẫn sâu sắc mà bạn thực sự thích.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ đính kèm một chữ ký chi tiết các kế hoạch kỳ nghỉ trong tương lai. Chúng tôi sẽ đính kèm chữ ký này cho tất cả các email có nguồn gốc từ tài khoản công việc của chúng tôi, nhưng không trả lời và chuyển tiếp.

Từ đây trở đi, cho đến khi bạn xóa chữ ký bằng các cài đặt này, cảnh báo kỳ nghỉ của bạn sẽ xuất hiện mỗi khi bạn soạn tin nhắn email mới.

Văn phòng phẩm?

Chữ ký là đủ dễ dàng để tìm ra nhưng những gì về văn phòng phẩm? Chừng nào nó còn ở đó, hãy tiếp tục và thảo luận về nó. Chẳng hạn như với chữ ký, có thể bạn đã thấy văn phòng phẩm email ở dạng này hay dạng khác nhưng về cơ bản nó hoạt động như thế này: vì bạn đang gửi e-mail dưới dạng HTML, văn phòng phẩm chỉ cho phép bạn gán hình nền, kiểu phông chữ khác nhau và màu sắc cho tin nhắn.

Bạn thấy ở đây làm thế nào điều này hoạt động. Chúng tôi đã chọn chủ đề của nhóm Bears phạm vi từ danh sách, cung cấp cho chúng tôi một nền tảng với những chú gấu bông trang trí nó.

Tất nhiên, nếu bạn đang ở nơi làm việc, bạn có thể muốn kiềm chế tin nhắn với gấu bông và như vậy nhưng nếu bạn muốn tin nhắn của mình thực sự nổi bật, thì bạn có thể sử dụng tính năng đứng yên để tạo ra một số kết quả thực sự hấp dẫn.

Trả lời và chuyển tiếp tin nhắn

Trả lời và chuyển tiếp tin nhắn rất đơn giản và có lẽ bạn đã nhận thấy các công cụ phản hồi trên Ribbon.

Bạn thấy trả lời, trả lời tất cả (sử dụng một cách thận trọng) và các tùy chọn chuyển tiếp, khá tự giải thích, nhưng các tùy chọn khác là gì?

Nếu bạn nhấp vào Cuộc họp hội nghị thì bạn có thể yêu cầu một cuộc họp khi bạn trả lời; kiểm tra tất cả các tùy chọn bạn nhận được khi bạn làm điều này.

Chúng tôi sẽ đề cập đến các cuộc họp chi tiết hơn trong một bài viết sắp tới, nơi chúng tôi sẽ thảo luận về quyền hạn lập lịch của Outlook.

Đặt tùy chọn trả lời và chuyển tiếp

Chúng ta hãy mở các tùy chọn trả lời và chuyển tiếp để xem nhanh. Có một số cách bạn có thể thay đổi giao diện của thư gốc khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp hoặc liệu nó có được đính kèm dưới dạng tệp đính kèm hay không.

Bạn cũng có thể đặt cách trả lời và chuyển tiếp mở, và liệu các bình luận của bạn có được mở đầu bằng tên của bạn không.

Phần còn lại của Tùy chọn thư của Outlook

Có rất nhiều thứ khác đang diễn ra trong các tùy chọn Mail, vì vậy trước khi chúng tôi rời khỏi bạn hôm nay, chúng tôi muốn dành thời gian để nói về chúng.

Đây là một số nội dung cơ bản như tùy chọn trình chỉnh sửa để thay đổi cách bạn soạn tin nhắn, chính tả và tùy chọn tự động sửa lỗi, và tùy chọn chữ ký và văn phòng phẩm mà chúng tôi đã chạm vào.

Nhiều tùy chọn trong số này mở ra cho các tùy chọn phụ Ví dụ: nếu bạn nhấp vào Tùy chọn Trình chỉnh sửa, thì bạn sẽ khám phá một loạt các hộp kiểm khác (được chia thành hai loại, Chứng minh và Nâng cao) để lội qua.

Cuộn xuống, có các tùy chọn đến tin nhắn để chọn cách Outlook thông báo cho bạn khi tin nhắn đến hộp thư đến của bạn.

Cũng như cách Outlook đánh dấu các mục là đã đọc khi bạn sử dụng ngăn đọc.

Bạn có thể quyết định tần suất các tin nhắn được lưu tự động, nơi chúng được lưu, v.v..

Khi bạn gửi tin nhắn điều gì xảy ra? Với các tùy chọn Gửi tin nhắn trên mạng, hãy chọn mức độ quan trọng và độ nhạy mặc định, kiểm tra tên tự động và khá nhiều điều chỉnh nhỏ nhưng khác biệt mà bạn có thể thực hiện đối với trải nghiệm người dùng của mình.

Nếu bạn quan tâm đến việc theo dõi tin nhắn, có nhiều cách để điều chỉnh điều đó. Ví dụ: ở đây bạn có thể bật biên lai đã đọc, sẽ gửi thông báo cho bạn mỗi khi ai đó đọc email của bạn.

Cuối cùng, chúng tôi tìm thấy một số tùy chọn để thay đổi định dạng tin nhắn của bạn, mà bạn có thể không bao giờ sử dụng.

Các tùy chọn khác có một số tính năng hữu ích, chẳng hạn như hiển thị tùy chọn dán (có thể gây khó chịu) và có hiển thị các liên kết tiếp theo và trước đó trong tiêu đề thư khi đọc qua nhiều thư trong hộp thư đến của bạn (có thể hữu ích).

Ngoài ra còn có các tùy chọn để định cấu hình cách chương trình thực hiện dọn dẹp cuộc trò chuyện, nhưng chúng tôi sẽ đề cập đến điều đó và các khía cạnh khác của việc quản lý thư Outlook trong một bài viết sắp tới.

Email là một phần không thể thiếu của Outlook, thật ngạc nhiên khi có rất nhiều cách để định cấu hình nó. Không cần phải nói, khi bạn học cách sử dụng Outlook, đôi khi bạn sẽ thấy mình quay lại các tùy chọn để thay đổi các khía cạnh nhất định về cách e-mail được định dạng và hành xử.

Chúng tôi chưa hoàn thành việc khám phá Outlook, chúng tôi vẫn còn nhiều điều để chỉ cho bạn, chẳng hạn như cách bạn sẽ xử lý việc gửi và nhận tệp đính kèm, lịch, tác vụ và nhiều hơn thế nữa. Tuy nhiên, hiện tại, chúng tôi muốn nghe thêm từ bạn, vì vậy vui lòng dành chút thời gian để gửi cho chúng tôi một ghi chú nhanh trong diễn đàn thảo luận của chúng tôi.