Cách chọn số lượng thư Outlook tải xuống máy tính của bạn

Bạn có thể nghĩ rằng Outlook sẽ hiển thị tất cả thư của bạn (sau tất cả, tại sao không phải vậy) nhưng theo mặc định, ứng dụng khách Outlook chỉ giữ năm cuối cùng của email trên máy tính của bạn. Tất cả thư của bạn vẫn tồn tại trên máy chủ Microsoft Exchange nhưng nó không hiển thị trên Outlook. Đây là lý do tại sao Microsoft đặt mặc định này và cách thay đổi nếu bạn muốn.

chú thích: Thông tin sau bao gồm tất cả các phiên bản Outlook từ 2013-2019, bao gồm Outlook 365. Nó cũng chỉ áp dụng nếu bạn đang kết nối với máy chủ Microsoft Exchange và bao gồm nếu bạn kết nối với Hotmail hoặc Outlook.com. Nếu bạn kết nối với một dịch vụ khác, như Gmail hoặc máy chủ thư cá nhân, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn này, nhưng Outlook sẽ bỏ qua chúng..

Tại sao Outlook không hiển thị tất cả thư của tôi?

Khi bạn cài đặt Microsoft Office, nó sẽ kiểm tra kích thước đĩa của bạn để đảm bảo bạn có đủ dung lượng để cài đặt tất cả các ứng dụng. Nó cũng sử dụng kiểm tra đó để đặt tham số trong Outlook xác định số lượng thư sẽ được tải xuống máy cục bộ của bạn, dựa trên các kích thước đĩa sau:

• Nhỏ hơn hoặc bằng 32 GB: Outlook giữ lại một tháng email trên hệ thống của bạn.
• Từ 32 đến 64 GB (không bao gồm): Outlook giữ lại ba tháng email.
• Bằng hoặc lớn hơn 64 GB: Outlook giữ lại 12 tháng email.

Microsoft làm điều này bởi vì thư chiếm dung lượng trên đĩa cứng của bạn và nếu bạn chỉ có một đĩa cứng nhỏ, có lẽ bạn không muốn có nhiều trong số đó với một vài tệp lớn mà ai đó đã gửi email cho bạn hai năm trước. Outlook vẫn tải xuống tất cả các cuộc hẹn lịch, danh bạ, tác vụ và mọi thứ khác. Giới hạn này chỉ ảnh hưởng đến thư của bạn (và nguồn cấp RSS của bạn).

Nếu tài khoản thư của bạn sử dụng máy chủ Microsoft Exchange (như Hotmail, Microsoft Live, O365 hoặc nhiều hệ thống thư công ty), thì tham số này sẽ xác định số lượng thư được tải xuống máy tính của bạn. Nếu bạn đang sử dụng một nhà cung cấp thư khác, như Google hoặc Yahoo, Outlook sẽ bỏ qua tham số này và tải xuống tất cả thư của bạn.

Thư của tôi ở đâu và làm thế nào để tôi truy cập nó?

Tin tốt là thư của bạn đã không đi đâu cả; nó vẫn còn trên máy chủ email của bạn. (Nếu bạn không chắc máy chủ email là gì, câu trả lời ngắn gọn là máy tính mạnh mẽ với ổ cứng lớn mà nhà cung cấp email của bạn lưu trữ tất cả thư của bạn. Chúng tôi đã viết một câu trả lời dài hơn, đáng đọc .) Bạn có thể truy cập thư của mình bất cứ lúc nào (miễn là bạn có quyền truy cập internet) thông qua Outlook hoặc, tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn, thông qua giao diện web.

Để xem thư của bạn trong Outlook, hãy cuộn xuống cuối thư mục. Nếu có nhiều email hơn trên máy chủ email, bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết.

Nhấn vào Bấm vào đây để xem thêm về Microsoft Exchange, trực tiếp và Outlook sẽ tải phần còn lại của email về máy tính của bạn. Đảm bảo bạn đã có đủ dung lượng đĩa để tải xuống tất cả!

Nếu bạn đã có Office 365, bạn cũng có thể truy cập email của mình thông qua ứng dụng web Outlook. Vì ứng dụng web về cơ bản chỉ là một cửa sổ vào Exchange Server, nên nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các email của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook tại nơi làm việc, những người hỗ trợ CNTT của bạn sẽ có thể giúp bạn truy cập ứng dụng web Outlook. Nếu bạn đang ở nhà, hãy đến Office.com và đăng nhập vào đó. Bạn có thể truy cập Outlook - và bất kỳ ứng dụng web nào khác mà bạn có quyền truy cập - khi bạn đã đăng nhập.

Tôi có thể thay đổi giá trị mặc định?

Vâng, bạn có thể. Trong Outlook, đi tới Tệp> Cài đặt tài khoản, sau đó chọn Cài đặt tài khoản trong danh sách từ menu thả xuống.

Trong cửa sổ Cài đặt tài khoản, chọn tài khoản mà bạn muốn thay đổi mặc định (có lẽ bạn chỉ có một tài khoản) và sau đó nhấp vào nút Thay đổi Thay đổi.

Trong cửa sổ Thay đổi tài khoản mở ra, bạn sẽ thấy chế độ sử dụng bộ nhớ đệm chế độ bộ nhớ cache được bật. Bạn phải kích hoạt tính năng này, nếu không, thư sẽ không được tải xuống máy tính của bạn. Di chuyển thư Mail để giữ thanh trượt ngoại tuyến vào khoảng thời gian bạn muốn.

Các tùy chọn là:

• Ba ngày
• Một tuần
• Ba tuần
• Mot thang
• Ba tháng
• Sáu tháng
• Một năm
• Hai năm
• Năm năm
• Tất cả các

Lưu ý: Các tùy chọn ba ngày, một tuần và hai tuần không có sẵn trong Office 2013, nhưng chúng ở các phiên bản mới hơn.

Chọn tất cả các dòng chữ nếu bạn muốn Outlook tải tất cả thư về máy tính của bạn hoặc chọn bất kỳ giá trị nào phù hợp với bạn. (Nếu bạn không thể thay đổi thanh trượt thì quản trị viên của bạn có thể đã cố tình đặt giá trị này và ngăn bạn thay đổi nó.)

Khi bạn đã chọn xong, hãy nhấp vào Tiếp Next và Outlook cảnh báo bạn rằng nó cần phải khởi động lại.

Bấm vào OK OK, đóng cửa sổ Cài đặt tài khoản, sau đó khởi động lại Outlook. Tùy thuộc vào lượng thư mà nó phải tải xuống, Outlook có thể mất một chút thời gian để cập nhật từng thư mục. Bạn sẽ thấy một thông báo ở cuối Outlook khi nó tải thư vào từng thư mục.

Và đó là nó; bạn đã hoàn tất. Outlook sẽ tải xuống tất cả thư của bạn (hoặc tuy nhiên bạn đã chọn nhiều) từ bây giờ.