Cách (và tại sao) để sử dụng văn bản ẩn trong tài liệu Word
Word cho phép bạn ẩn văn bản để bạn có thể đọc hoặc in tài liệu của mình như thể văn bản không có ở đó. Điều này có vẻ vô nghĩa - tại sao không chỉ xóa văn bản nếu bạn không muốn ai đó đọc nó - nhưng văn bản ẩn có một số cách sử dụng thú vị. Chúng ta hãy xem văn bản ẩn là gì (và nó không phải là gì), tại sao bạn có thể muốn ẩn văn bản và cách thực hiện.
Văn bản ẩn là gì?
Word ẩn văn bản bằng cách sử dụng các dấu định dạng - giống như cách bạn định dạng văn bản là in đậm hoặc in nghiêng. Thay vì xóa văn bản, Word áp dụng dấu định dạng có nghĩa là không hiển thị văn bản này.
Vì văn bản ẩn chỉ là văn bản tiêu chuẩn với các dấu định dạng được áp dụng, bất kỳ ai có thể chỉnh sửa tài liệu đều có thể tìm kiếm văn bản ẩn và hiển thị nó. Vậy nó là không phải một biện pháp bảo mật và bạn không bao giờ nên dựa vào văn bản ẩn để ngăn người quyết định đọc nội dung nào đó trong tài liệu của bạn. Nếu bạn không muốn ai đó đọc thứ gì đó bạn đã viết, hãy xóa toàn bộ văn bản hoặc không gửi tài liệu cho họ.
Tại sao bạn muốn ẩn văn bản?
Ẩn văn bản có công dụng của nó. Nếu bạn muốn in một tài liệu mà không có một số văn bản hiển thị, bạn có thể làm điều đó với văn bản ẩn (mặc dù đảm bảo rằng bạn chưa bật tùy chọn để in văn bản ẩn). Một ứng dụng tuyệt vời cho việc này là nếu bạn có một tài liệu bạn muốn in và phát cho khán giả, nhưng bạn muốn bản sao tài liệu của bạn chứa các ghi chú chỉ dành cho bạn.
Bạn cũng có thể muốn những người khác nhau xem xét các phần khác nhau của tài liệu và văn bản ẩn trình bày một cách đơn giản để chỉ hiển thị những phần mà bạn cần một người để xem xét (miễn là bạn không thấy họ nhìn thấy văn bản ẩn nếu họ tìm thấy nó).
Bạn cũng có thể ẩn hình ảnh và các đối tượng nhúng khác, có thể cắt giảm thời gian và chi phí in, cũng như làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn nếu bạn chỉ muốn văn bản thuần túy.
Lưu ý: Bạn chỉ có thể thực hiện việc này trong ứng dụng khách Word trên máy tính của mình. Ứng dụng Word Online và Word cho Android và iPhone không (chưa) cho phép bạn ẩn văn bản.
Làm thế nào để bạn ẩn văn bản?
Ẩn văn bản là đơn giản như nó được. Chọn văn bản bạn muốn ẩn, chuyển sang tab Nhà Trang chủ trên Dải băng và sau đó nhấp vào mũi tên ở dưới cùng bên phải của nhóm Phông chữ Phông chữ.
Điều này sẽ mở ra cửa sổ Font. Bật tùy chọn của Hidden Hidden và sau đó nhấp vào nút.
Thats tất cả để có nó. Văn bản bạn đã chọn không còn hiển thị như thể bạn đã xóa nó khỏi tài liệu. Nếu tất cả số lần nhấp chuột đó là quá nhiều đối với bạn, thì cũng có một phím tắt để ẩn văn bản - chọn văn bản của bạn và nhấn Ctrl + Shift + H.
Làm thế nào để bạn ẩn đối tượng như hình ảnh?
Bạn ẩn các đối tượng theo cùng một cách như bạn ẩn văn bản - bằng cách chọn chúng và đánh dấu trường Trường ẩn Ẩn trong bảng Phông chữ (hoặc sử dụng Ctrl + Shift + H). Phương thức này chỉ hoạt động nếu đối tượng của bạn sử dụng tùy chọn gói văn bản mặc định của Trực tuyến với văn bản, đó là khi Word coi đối tượng là một đoạn văn bản khác. Nếu đối tượng của bạn có một tùy chọn gói văn bản khác, nhưng bạn vẫn muốn ẩn nó, bạn sẽ phải ẩn đoạn mà đối tượng được neo. Điều này che giấu các đối tượng neo cùng một lúc. (Không chắc chắn một đối tượng neo neo là gì? Đừng lo lắng, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn hướng dẫn của chúng tôi để định vị các đối tượng trong Word.)
Làm thế nào để bạn bỏ ẩn văn bản?
Để bỏ ẩn văn bản, đảo ngược quá trình. Chọn nó và nhấn Ctrl + Shift + H hoặc bỏ chọn trường Ẩn Ẩn trong bảng Phông chữ.
Nhưng, làm thế nào để bạn chọn văn bản ẩn ở vị trí đầu tiên nếu bạn không thể nhìn thấy nó? Vì văn bản ẩn chỉ là văn bản bình thường với các dấu định dạng được áp dụng, bạn cần hiển thị tất cả các dấu định dạng. Điều này cho thấy văn bản ẩn của bạn.
Để hiển thị tất cả các dấu định dạng, bấm Trang chủ> Hiển thị / Ẩn.
Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + Shift + 8 nếu muốn. Điều này cho thấy tất cả các ký tự không in tài liệu của bạn - những thứ như dấu đoạn, dấu cách và ký tự tab.
Văn bản ẩn có một đường chấm bên dưới nó để phân biệt với văn bản thông thường.
Chọn văn bản ẩn và sử dụng Ctrl + Shift + H hoặc Phông chữ> Cài đặt ẩn để bỏ ẩn văn bản.
Nếu bạn có nhiều văn bản ẩn để bỏ ẩn hoặc bạn không muốn tìm kiếm toàn bộ tài liệu cho văn bản ẩn, không có vấn đề gì. Chọn tất cả văn bản trong tài liệu bằng cách nhấn Ctrl + A và sau đó sử dụng một trong hai phương thức tương tự (Ctrl + Shift + H hoặc Phông> Ẩn) để bỏ ẩn tất cả văn bản ẩn trong toàn bộ tài liệu (ngoại trừ trong tiêu đề hoặc chân trang, mà bạn ' sẽ phải làm riêng.
Nhấp vào Trang chủ> Hiển thị / Ẩn hoặc nhấn Ctrl + Shift + 8 lần nữa để ẩn các dấu định dạng.
Chúng tôi đã đề cập ở đầu bài viết này rằng bạn chỉ có thể ẩn / bỏ ẩn văn bản trong ứng dụng khách Word chứ không thể trong Word Online. Điều tương tự cũng xảy ra đối với việc hiển thị các dấu định dạng, điều bạn có thể làm trong ứng dụng Word trên máy tính để bàn.
Bạn có thể xóa tất cả văn bản ẩn cùng một lúc?
Có, và trước đây chúng tôi đã chỉ cho bạn cách thực hiện việc này bằng cách sử dụng Tìm và Thay thế. Bạn có thể sử dụng phương pháp đó để chọn văn bản ẩn cần xóa, nhưng nếu bạn chỉ muốn đảm bảo rằng bất kỳ văn bản ẩn nào bị xóa, hãy đi tới Tệp> Kiểm tra sự cố> Kiểm tra tài liệu.
Tùy chọn mà bạn đang tìm kiếm nằm ở phía dưới và được gọi là Văn bản ẩn của Cấm. Hãy chắc chắn rằng mọi tùy chọn khác đều bị tắt (trừ khi bạn muốn sử dụng chúng cùng lúc) và nhấp vào nút Inspectect.
Nếu Trình kiểm tra tài liệu tìm thấy bất kỳ văn bản ẩn nào, nó sẽ hiển thị cho bạn một nút Xóa tất cả các dòng. Nhấn vào đây để xóa tất cả văn bản ẩn trong tài liệu.
Bạn không thể hoàn tác hành động này, vì vậy hãy đảm bảo bạn thực sự muốn xóa tất cả văn bản ẩn hoặc trước tiên bạn đã lưu một bản sao khác của tài liệu.
Cái này có hoạt động với tài liệu dùng chung không?
Nếu bạn sử dụng OneDrive hoặc SharePoint, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình với người khác. Văn bản ẩn vẫn bị ẩn khi những người mà bạn đã chia sẻ xem tài liệu trong Word Online vì Word Online không cho phép bạn ẩn / bỏ ẩn văn bản hoặc hiển thị các dấu định dạng. Họ vẫn có thể tải xuống một bản sao và xem nó trong ứng dụng Word. Khi họ làm điều đó, họ có thể nhấp vào Trang chủ> Hiển thị / Ẩn và xem văn bản ẩn. Vì vậy, một lần nữa, đừng chia sẻ tài liệu với văn bản ẩn trừ khi bạn thấy ổn với những người có khả năng nhìn thấy những gì bạn đã ẩn.
