Tạo và tùy chỉnh các bước nhanh trong Outlook 2010

Một tính năng mới trong Outlook 2010 là khả năng áp dụng nhiều hành động cùng một lúc cho các email của bạn. Ở đây chúng tôi sẽ xem xét việc tạo các Bước Nhanh của riêng bạn để quản lý email của bạn trong Outlook 2010.

Tùy chỉnh các bước nhanh

Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, bạn sẽ thấy phần Bước nhanh mới trong Dải băng. Có một số bao gồm theo mặc định và chúng có thể được tùy chỉnh. Để định cấu hình hoặc thay đổi Bước nhanh, trên Tab Trang chủ, hãy sử dụng mũi tên thả xuống trong hộp Bước nhanh, sau đó chọn Quản lý các bước nhanh.

Cửa sổ Quản lý các bước nhanh mở ra và ở đây chúng tôi sẽ sửa đổi bước Để quản lý. Điểm nổi bật Tới quản lý và bấm vào nút Chỉnh sửa.

Bây giờ chúng ta có thể chỉnh sửa bước này. Ví dụ: chúng tôi muốn luôn chuyển tiếp một số email nhất định cho sếp của chúng tôi. Nhập địa chỉ email người quản lý của bạn và bạn cũng có thể chọn gắn cờ, chọn loại quan trọng và thêm văn bản cho địa chỉ đó. Chúng tôi cũng đã thêm một hành động để di chuyển email đến một thư mục cụ thể trong Outlook.

Bàn phím Ninjas sẽ thích thực tế là bạn cũng có thể tạo một phím tắt cho bước này. Khi bạn hoàn thành việc điều chỉnh bước này, hãy đảm bảo lưu nó.

Sau khi lưu Bước nhanh của bạn, hãy mở một email bạn muốn gửi cho sếp của bạn và nhấp vào Trình quản lý từ hộp Bước nhanh.

Email sẽ được mở để bạn có thể chuyển tiếp và thêm nhiều người nhận nếu bạn muốn.

Tạo bước nhanh của riêng bạn

Bạn cũng có thể tạo Bước Nhanh của riêng bạn. Trong tab Trang chủ, nhấp vào Tạo mới từ hộp Bước nhanh.

Bây giờ bạn có thể chọn hành động cho Bước mới của mình, tạo tên cho nó và thêm văn bản sẽ hiển thị khi bạn di chuột qua Bước mới.

Ví dụ ở đây, chúng tôi muốn sao chép một email vào một thư mục cụ thể và gắn cờ nó. Bạn có thể thêm nhiều hành động vào các Bước Nhanh tùy chỉnh của mình, điều này có thể giúp quản lý email của bạn dễ dàng hơn.

Đây là lựa chọn cuối cùng cho Bước Nhanh mới của chúng tôi. Chúng tôi đặt tên cho nó Sao chép vào thư mục linh tinh của chúng tôi, gắn cờ nó, tạo một phím tắt và bao gồm một văn bản Tooltip. Khi bạn hoàn thành, nhấp vào Kết thúc.

Bây giờ trong hộp Bước nhanh trên Dải băng, bạn sẽ thấy Bước mới của mình và có thể sử dụng nó cho các email bạn chỉ định.

Ở đây chúng tôi có một email mở và đang sử dụng Bước Nhanh mới của chúng tôi với nó.

Hãy nhớ rằng nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook, bạn sẽ cần tùy chỉnh các Bước nhanh cho từng tài khoản.

Nếu bạn không còn muốn Bước Nhanh, chỉ cần nhấp chuột phải vào nó và Xóa.

Có rất nhiều tùy chỉnh bạn có thể thực hiện với Bước nhanh để giúp quản lý email của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Điều thú vị với Bước nhanh là bạn có thể chỉ định nhiều hành động cho mỗi bước. Nếu bạn muốn có thể quản lý email của mình hiệu quả hơn, tùy chỉnh các Bước Nhanh hiện có và tạo riêng của bạn là một tính năng mới tuyệt vời trong Outlook 2010.