Tạo tài liệu chính trong Word 2010 từ nhiều tài liệu

Bạn có tạo tài liệu thực sự dài trong Word không? Nếu vậy, có lẽ bạn biết rằng Word không phải lúc nào cũng chơi tốt với họ. Thông thường sẽ thông minh hơn khi chia tài liệu dài của bạn thành nhiều tệp Word.

Nhưng, sau đó, làm thế nào để bạn chắc chắn rằng các trang được đánh số chính xác và dễ dàng tạo một bảng mục lục và một chỉ mục cho toàn bộ tài liệu? Đó là nơi tính năng tài liệu chính của Word có thể giúp đỡ. Nó cho phép bạn kết hợp nhiều tệp Word thành một tệp Word.

Tài liệu chính là một tệp Word có chứa các liên kết đến một tập hợp các tệp Word riêng biệt khác, được gọi là các tệp con. Nội dung của các văn bản con không được chèn vào tài liệu chính. Tài liệu chủ chỉ chứa các liên kết đến các văn bản con. Điều này cho phép bạn chỉnh sửa các văn bản con riêng biệt. Mọi thay đổi được thực hiện đối với các bản đồ con được tự động đưa vào tài liệu chính. Nếu có nhiều người làm việc trên một tài liệu, tài liệu chính cho phép bạn gửi các phần khác nhau của tài liệu tới những người khác nhau để làm việc trên.

Trong bài viết này, chúng tôi chỉ cho bạn những điều cơ bản để tạo một tài liệu chính và các bản đồ con từ đầu và tạo một tài liệu chính từ các bản đồ con hiện có. Chúng tôi cũng chỉ cho bạn cách dễ dàng thêm mục lục vào đầu tài liệu chính.

Tạo một tài liệu chính từ đầu

Nếu bạn đang bắt đầu một tài liệu chủ mới không có tài liệu con hiện có, bạn có thể tạo tài liệu từ đầu. Để làm như vậy, hãy tạo một tài liệu Word mới, trống và lưu nó, cho biết trong tên tệp đó là tài liệu chính.

Khi bạn đã lưu tệp tài liệu chính của mình, hãy nhấp vào tab Xem và nhấp vào Tóm tắt trong phần Chế độ xem Tài liệu của tab.

Bắt đầu nhập các tiêu đề cho tài liệu của bạn ở dạng phác thảo, sử dụng danh sách thả xuống của các kiểu Cấp độ và mũi tên phải và trái màu xanh lục trong phần Công cụ phác thảo của tab Phác thảo để thay đổi cấp độ của các tiêu đề của bạn.

Khi bạn đã nhập tất cả các tiêu đề bạn muốn, hãy nhấp vào Hiển thị tài liệu trong phần Tài liệu chính của tab Phác thảo.

Nhiều tùy chọn trở nên khả dụng trong phần Tài liệu chính của tab Phác thảo. Chọn toàn bộ phác thảo trong tài liệu và nhấp vào Tạo.

Nhấp vào Tạo bao quanh mỗi tài liệu trong hộp riêng của mình. Lưu lại tệp tài liệu chính vào thời điểm này.

Mỗi hộp trong tài liệu chính trở thành một tệp riêng biệt, như được hiển thị bên dưới. Tên của tiêu đề đầu tiên trong mỗi hộp trong tài liệu chính được sử dụng làm tên tệp cho mỗi tệp phụ..

Để quay lại chế độ xem trước đó, chẳng hạn như Bố cục in, bấm Đóng Chế độ xem phác thảo trong phần Đóng trên tab Phác thảo.

Để thêm mục lục vào tài liệu chính của bạn, hãy đặt con trỏ ở đầu tài liệu và nhấp vào tab Tài liệu tham khảo. Nhấp vào nút thả xuống Mục lục trong phần Mục lục. Chọn một trong các tùy chọn Bảng tự động để chèn mục lục được tạo tự động tại điểm chèn.

Để xem các phần ngắt được chèn bởi Word khi bạn tạo các bản đồ con, nhấp vào tab Trang chủ và nhấp vào nút biểu tượng đoạn trong phần Đoạn văn.

Word hiển thị các phần ngắt và chúng là loại gì.

LƯU Ý: Khi bạn tạo một tài liệu chính từ đầu, Word sẽ chèn một phần ngắt liên tục trước và sau mỗi bản ghi con bạn tạo. Điều này có nghĩa là không có ngắt trang trong tài liệu của bạn. Bạn có thể dễ dàng thay đổi loại của từng phần ngắt.

Hình ảnh sau đây cho thấy tài liệu của bạn trông như thế nào trong chế độ phác thảo với các bản đồ con hiển thị được mở rộng.

Tạo một tài liệu chính bằng các tệp Word hiện có

Nếu bạn có một số tài liệu hiện có mà bạn muốn đưa vào tài liệu chính, bạn có thể tạo tệp tài liệu chính mới và chèn các tài liệu hiện có dưới dạng bản đồ con. Để thực hiện việc này, hãy tạo một tài liệu Word mới, trống và lưu nó như chúng tôi đã đề cập trước đó khi tạo tài liệu chính từ đầu.

Bấm vào tab Xem và sau đó bấm Phác thảo trong phần Chế độ xem Tài liệu. Tab phác thảo trở nên khả dụng và hoạt động. Nhấp vào Hiển thị tài liệu trong phần Tài liệu chính để kích hoạt các tùy chọn bổ sung. Để thêm một bản ghi con vào tài liệu chính, bấm Chèn.

Trên hộp thoại Chèn Subdocument, điều hướng đến vị trí của tài liệu bạn muốn chèn. Chọn tệp đầu tiên và nhấp vào Mở.

LƯU Ý: Có thể dễ dàng hơn nếu bạn lưu trữ tệp phụ của bạn trong cùng thư mục với tệp tài liệu chính của bạn.

Nếu hộp thoại sau hiển thị, cho bạn biết về một kiểu tồn tại trong cả tài liệu con và tài liệu chính, hãy nhấp vào nút Có cho Tất cả. Điều này giữ cho tất cả các kiểu trong văn bản con phù hợp với các kiểu trong tài liệu chính.

Lặp lại các bước để chèn các bản đồ con cho mỗi tài liệu bạn muốn đưa vào tài liệu chính của bạn. Khi bạn kết thúc, bạn có thể thu gọn các văn bản con, nếu muốn. Để thực hiện việc này, nhấp vào Thu gọn các thư mục con trong phần Tài liệu chính của tab Phác thảo.

Bạn phải lưu tài liệu của mình để thu gọn các bản đồ con, vì vậy hộp thoại sau sẽ hiển thị nếu bạn chưa làm như vậy. Nhấn OK để lưu tài liệu.

Lưu ý rằng đường dẫn đầy đủ đến từng tệp tệp phụ của bạn hiển thị trong mỗi hộp phụ. Để mở một văn bản con để chỉnh sửa, bạn có thể bấm đúp vào biểu tượng tài liệu ở góc trên, bên trái của hộp văn bản phụ hoặc Ctrl + Nhấp vào liên kết đến tệp.

GHI CHÚ: Khi bạn nhập các tệp Word hiện có vào một tệp tài liệu chính, Word sẽ chèn một phần ngắt trang tiếp theo trước và ngắt phần liên tục sau mỗi bản ghi con. Một lần nữa, bạn có thể dễ dàng thay đổi loại của từng phần ngắt, nếu cần.

Để xem tài liệu chính trong chế độ xem không phác thảo, bấm vào tab Xem và bấm Bố trí in hoặc loại xem khác trong phần Chế độ xem tài liệu.

Bạn có thể thêm một bảng mục lục giống như cách chúng tôi đã đề cập ở trên khi tạo tài liệu chính và các bản đồ con từ đầu.

Khi bạn đã bao gồm tất cả các bản đồ con trong tài liệu chính, bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa đầu trang và chân trang, tạo mục lục (như chúng tôi đã minh họa), tạo một chỉ mục và làm việc trên các phần khác của tài liệu tài liệu.

Đối với cả hai phương pháp được thảo luận trong bài viết này để tạo tài liệu chính, khi bạn chỉnh sửa tài liệu có trong tài liệu chính, nội dung cho tài liệu con đó được cập nhật trong tài liệu chính.

Tài liệu chính trong các phiên bản trước của Word đôi khi làm hỏng tài liệu. Bạn có thể gặp phải sự cố này trong Word 2010. Xem trang web Câu trả lời của Microsoft để biết thêm thông tin.