Hướng dẫn cho người mới bắt đầu sử dụng tính năng ghi chú trong Outlook
Với số lượng email bạn nhận được trong một ngày nhất định, thật khó để giữ tất cả chúng, bất kể bạn sắp xếp hộp thư đến như thế nào. Hôm nay chúng tôi chỉ cho bạn cách sử dụng tính năng Ghi chú để giúp tổ chức tốt hơn.
Một trong những tính năng trong Outlook không được nói đến nhiều và có lẽ không được sử dụng đúng là Ghi chú. Sử dụng ghi chú trong khi trong Outlook có thể giúp bạn ghi nhớ các ý tưởng quan trọng và sắp xếp công việc của bạn. Ở đây chúng tôi xem xét sử dụng Ghi chú trong Outlook 2010 nhưng tính năng này có sẵn trong Office 2002 trở lên.
Sử dụng ghi chú trong Outlook 2010
Để truy cập tính năng Ghi chú trong Outlook 2010, bấm vào nút Ghi chú trong Ngăn dẫn hướng.
Bạn cũng có thể nhấp vào nút mũi tên để hiển thị nhiều hoặc ít mục hơn. Bằng cách này, bạn có thể có Ghi chú xuất hiện dưới dạng nút lớn hơn để truy cập dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng nhiều.
Tính năng Ghi chú mở ra và để tạo ghi chú mới, nhấp Ghi chú mới từ ruy băng.
Sau khi bạn đã tạo ghi chú của mình, chỉ cần đóng nó và nó sẽ tự động lưu vào danh sách của bạn.
Trong Tab Trang chủ trong Chế độ xem hiện tại, bạn có thể thay đổi các tùy chọn xem ghi chú của mình. Ở đây chúng tôi đã đặt nó thành Danh sách ghi chú để chúng ta có thể dễ dàng xem nội dung của ghi chú và thông tin chi tiết khác.
Nếu bạn có chúng hiển thị dưới dạng biểu tượng, bạn có thể di chuột qua ghi chú và xem bản xem trước nội dung của nó.
Bạn cũng có thể sắp xếp các ghi chú của mình theo thứ tự abc trong Chế độ xem Biểu tượng. Nhấp chuột phải vào một vùng trống trong cửa sổ và chọn Sắp xếp từ Menu ngữ cảnh.
Trong màn hình Sắp xếp, chọn Sắp xếp các mục theo chủ đề và nếu bạn muốn nó tăng dần hoặc giảm dần và bấm OK.
Có bạn đi! Ghi chú của bạn sau đó được sắp xếp theo thứ tự abc. Bạn cũng có thể sắp xếp chúng theo Màu sắc, Liên hệ, Biểu tượng vv.
Nếu bạn có một vài ghi chú mở trong Windows 7, bạn có thể dễ dàng truy cập chúng từ Thanh tác vụ cùng với mọi thứ khác mà bạn có thể đã mở trong Outlook.
Thêm nút ghi chú mới vào thanh công cụ truy cập nhanh
Nếu bạn thấy bạn đang sử dụng tính năng Ghi chú rất nhiều, bạn có thể muốn thêm nó vào Thanh công cụ truy cập nhanh. Để thêm nó, nhấp vào menu thả xuống và chọn Thêm lệnh.
Tùy chọn Outlook sẽ mở ra thả xuống menu menu và chọn Tất cả các lệnh.
Sau đó cuộn xuống và tô sáng Ghi chú mới và nhấp vào nút Thêm.
Bạn sẽ thấy nó trong phần Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh, bấm OK để đóng Tùy chọn Outlook.
Bây giờ bạn sẽ thấy biểu tượng Ghi chú mới trong Thanh công cụ truy cập nhanh.
Nhấp vào nó và bạn sẽ có thể tạo một ghi chú mới trong khi xem qua Hộp thư đến của mình mà không cần vào phần Ghi chú.
Ghi chú email
Một tính năng thú vị khác với Ghi chú trong Outlook là bạn cũng có thể gửi email cho họ. Nhấp chuột phải vào Ghi chú bạn muốn gửi và chọn Chuyển tiếp.
Bây giờ gửi nó đi như bất kỳ email nào khác.
Bạn cũng có thể liên kết Ghi chú với danh bạ của bạn. Mở một ghi chú và nhấp vào biểu tượng ở góc trên bên trái và chọn Danh bạ.
Bây giờ hãy nhập tên của người liên hệ mà bạn muốn liên kết ghi chú hoặc nhấp vào nút Danh bạ để duyệt qua danh sách liên lạc của bạn.
Di chuyển hoặc Sao chép ghi chú vào Lịch hoặc các thư mục khác
Đôi khi bạn có thể muốn di chuyển hoặc sao chép ghi chú của mình sang một vị trí khác trong Outlook. Ở đây chúng tôi sẽ xem xét sao chép một ghi chú vào Lịch. Chọn menu thả xuống Di chuyển từ Dải băng, sau đó chọn để di chuyển hoặc sao chép nó sang vị trí khác.
Chọn nơi bạn muốn di chuyển hoặc sao chép nó vào Tập trong trường hợp này là Lịch, sau đó bấm OK.
Lịch sẽ mở và sau đó bạn có thể đi qua và lên lịch theo cách bạn muốn.
Tùy chỉnh ghi chú của bạn
Nếu bạn không hài lòng với sự xuất hiện của giao diện màu vàng điển hình của ghi chú của bạn, chúng có thể được tùy chỉnh. Nhấp vào tab Tệp để truy cập Backstage View và nhấp vào Tùy chọn.
Nhấp vào Ghi chú và Nhật ký và bên dưới tùy chọn Ghi chú, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, phông chữ và Kích thước.
Dưới đây là ví dụ về Ghi chú sau khi chúng tôi tùy chỉnh màu sắc, kích thước và phông chữ.
Phần kết luận
Nếu bạn sống trong Outlook trong ngày làm việc và muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng để ghi lại những suy nghĩ của bạn, sử dụng tính năng Ghi chú có thể có ích. Hướng dẫn này chắc chắn sẽ giúp bạn bắt đầu hiểu và sử dụng Ghi chú trong Outlook. Thế còn bạn? Bạn có sử dụng tính năng Ghi chú không? Bạn có thấy chúng là một công cụ hữu ích để tổ chức công việc tốt hơn không? Để lại một bình luận và cho chúng tôi biết.
