Người mới bắt đầu Cách duy trì, lưu trữ và sao lưu dữ liệu của bạn trong Outlook 2013
Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu các công cụ Outlook Outlook nhàm chán. Bảo trì và bảo mật, như trong, duy trì và bảo mật tệp dữ liệu Outlook 2013 của bạn - có đầy đủ tất cả dữ liệu quan trọng của bạn - bằng cách sao lưu và lưu trữ nó.
Cho đến nay, nếu bạn đã sử dụng Outlook để soạn và gửi e-mail và bạn đã dành thời gian để nhập danh bạ G-mail của mình vào sổ địa chỉ hoặc thực tế là bạn thậm chí đang sử dụng Outlook sổ địa chỉ, có nghĩa là bạn có rất nhiều dữ liệu cần bảo vệ.
Tương tự như vậy, có lẽ bạn cũng đã dành rất nhiều thời gian và công việc để tạo lịch của mình, thêm các nhiệm vụ và danh sách việc cần làm và thậm chí có thể có một loạt các ghi chú bạn muốn lưu.
Tất cả điều này có nghĩa là đảm bảo rằng ít nhất bạn thỉnh thoảng sao lưu tệp dữ liệu của mình bởi vì như bất kỳ ai trong chúng ta đều có thể chứng thực, thật là bực bội và chán nản khi mất tất cả dữ liệu của bạn và phải bắt đầu lại.
Bảng điều khiển thư
Để bắt đầu, chúng ta hãy xem nhanh bảng điều khiển Mail trong Windows.
Như hình ảnh hiển thị, bạn có quyền truy cập vào ba khu vực chính trong thiết lập Outlook của mình. Điều đó nói rằng, nhấp vào các nút Tài khoản E-mail Tài khoản điện tử hoặc các tệp dữ liệu của Tập tin trên mạng sẽ mở cùng một cửa sổ, trên các tab tương ứng của chúng.
Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng tôi thấy tab E-mail sẽ cho phép bạn thực hiện các hành động trên (các) tài khoản email của mình như sửa chữa hoặc thay đổi chúng. Bạn cũng có thể xem nơi lưu trữ dữ liệu cho từng tài khoản.
Nếu bạn muốn ảnh hưởng trực tiếp đến các tệp dữ liệu này, bạn sẽ cần phải nhấp vào tab Tệp dữ liệu trên mạng. Có một số điều hữu ích bạn có thể làm ở đây.
Ví dụ: bạn có thể nhấp vào nút Định vị tập tin mở của Nhóm để xem vị trí các tệp dữ liệu của bạn. Điều này rất tiện lợi, vì bạn sẽ muốn biết họ đang ở đâu trong trường hợp bạn cần quét và sửa chữa chúng (thảo luận trong phần tiếp theo).
Có một tính năng thú vị khác mà bạn có thể sử dụng từ cửa sổ Cài đặt tài khoản. Nếu (các) tệp dữ liệu của bạn đã nhận được rất lớn và chiếm hàng tấn dung lượng đĩa (một số người thu thập gigabyte trên gigabyte email cũ), thì bạn có thể nén nó.
Nhấp vào nút Cài đặt của chế độ trực tuyến trên tab Tệp dữ liệu và sau đó nhấp vào Cài đặt gọn nhẹ ngay bây giờ để giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn.
Bảng điều khiển Mail là một cách đáng tin cậy để duy trì các tệp và hồ sơ dữ liệu của bạn, nhưng đó không phải là cách duy nhất và ứng dụng Outlook cũng sẽ cho phép bạn quản trị các hộp thư của mình. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các điều khiển này ngay sau khi chúng tôi trình bày cách sửa chữa các tệp dữ liệu của bạn.
Chạy công cụ bảo trì PST
Nếu bây giờ bạn không nhận thấy, dữ liệu Outlook được lưu trữ trong tệp .PST hoặc .OST và hầu hết thời gian, không có gì sai với điều đó.
Thật không may, đôi khi dữ liệu của bạn bị hỏng, điều này không giống với việc nói nó xấu hoặc vô vọng ngoài khả năng phục hồi, bạn chỉ cần chạy công cụ Sửa chữa Hộp thư đến đi kèm. Công cụ sửa chữa hộp thư đến hoặc Quét ScanPST, sẽ quét và sửa chữa tệp thư mục cá nhân của bạn, xác thực và sửa bất kỳ lỗi nào trong khi tạo bản sao lưu của tệp .PST hoặc .OST bị hỏng trong quá trình khôi phục.
Có thể tìm thấy công cụ ScanPST trong thư mục cài đặt của Outlook, thường là C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Khi bạn xác định vị trí của nó, bấm đúp vào tiện ích ScanPST để khởi động nó.
Điều đầu tiên bạn cần làm là duyệt đến vị trí các tệp .PST hoặc .OST của bạn. Trong ảnh chụp màn hình sau, bạn thấy vị trí của chúng trên máy tính của chúng tôi. Chúng tôi chọn một và nhấp vào Mở.
Nếu công cụ ScanPST tìm thấy bất kỳ lỗi nào, nó sẽ thông báo cho bạn càng nhiều và đề nghị sửa chữa. Nhấp vào nút có tiêu đề thích hợp để bắt đầu sửa chữa cho biết.
Sau khi hoàn tất, công cụ ScanPST sẽ cho bạn biết rằng tệp Outlook của bạn đã được sửa chữa thành công.
Bạn có thể đóng công cụ hoặc lặp lại quy trình trên bất kỳ tệp dữ liệu nào khác nếu cần.
Tự động lưu trữ dữ liệu của bạn
Hãy kết thúc với một số thông tin quan trọng về cách lưu trữ tốt nhất và sao lưu dữ liệu của bạn. Điều đầu tiên chúng tôi muốn thảo luận là các tùy chọn AutoArchive của bạn. Để bắt đầu, hãy nhấp vào tab Tệp File trên trên Dải băng để bạn thấy màn hình sau.
Ngay lập tức lưu ý, bạn có thể chọn tài khoản bạn muốn tham gia (nếu có) bằng cách nhấp vào menu thả xuống nằm phía trên nút Thêm tài khoản.
Chúng ta hãy nhấp vào nút Công cụ dọn dẹp trên mạng và sau đó chọn Hộp thư dọn dẹp Hộp thư rác từ các tùy chọn. Dưới đây là những lựa chọn mà bạn sẽ thấy. Mọi thứ ở đây được dành riêng để cắt giảm chất béo từ hộp thư đến của bạn và lưu trữ các tin nhắn cũ.
Nhấp vào nút của Auto AutoArchive có nghĩa là Outlook sẽ tự động lưu trữ bất kỳ thư mục thư nào đã được cấu hình như vậy. Để thiết lập các tùy chọn tự động lưu trữ của bạn, bạn cần nhấp chuột phải vào thư mục thư và chọn tab Thẻ AutoArchive..
Ở đây chúng ta thấy một cửa sổ Thuộc tính thư mục điển hình. Tab AutoArchive sẽ cho phép bạn điều chỉnh cách thư mục được tự động lưu trữ. Lưu ý, trong ảnh chụp màn hình này, chúng tôi có thư mục được cấu hình thành AutoArchive theo lịch trình và hành động của riêng nó.
Bạn cũng có thể chỉ định thư mục để tự động lưu trữ theo cài đặt tự động lưu mặc định chung của Outlook. Nếu bạn đặt thư mục thành cài đặt mặc định, sau đó nhấp vào Cài đặt lưu trữ mặc định của Bộ cài đặt, bạn sẽ thấy hộp thoại sau (vì chúng là mặc định, nên bất kỳ thay đổi nào bạn đặt ở đây sẽ áp dụng cho mọi thư mục được định cấu hình để tự động lưu mặc định).
Đừng quên, bạn cũng có thể tìm thấy các cài đặt này bằng cách mở Tùy chọn và nhấp vào tiêu đề của Advanced Advanced.
Bây giờ hãy chuyển sang lưu trữ dữ liệu của bạn theo cách thủ công.
Lưu trữ dữ liệu của bạn theo cách thủ công
Đơn giản, nếu bạn không muốn sử dụng tính năng tự động lưu trữ hoặc bạn muốn tự mình tạo điều kiện cho quy trình lưu trữ, hãy quay lại Công cụ dọn dẹp được tìm thấy trên màn hình Thông tin tài khoản và nhấp và chọn Lưu trữ Lưu trữ để mở hộp thoại sau.
Đủ dễ dàng, bạn chỉ cần chọn thư mục bạn muốn lưu trữ, chọn ngày cho các mục lưu trữ của bạn và sau đó chọn thư mục mà bạn muốn lưu trữ lưu trữ của mình. Thế là xong, bạn đã hoàn thành!
Sao lưu và khôi phục tệp dữ liệu Outlook của bạn
Sao lưu (các) tệp dữ liệu Outlook của bạn dễ dàng như sao chép các tệp .OST hoặc .PST của bạn sang một ổ đĩa cứng khác, máy chủ đám mây, ổ ngón tay cái hoặc một số phương tiện lưu trữ khác. Bạn nhớ cách xác định vị trí các tệp dữ liệu của bạn?
Mở bảng điều khiển Mail và nhấp vào nút Tập tin dữ liệu trên mạng. Nhấp vào định vị tập tin mở ở địa điểm tập tin và xếp hạng.
Bên cạnh đó, bạn có thể di chuyển vĩnh viễn các tệp dữ liệu của mình sang vị trí trên đám mây, chẳng hạn như thư mục OneDrive hoặc Dropbox, do đó đảm bảo dữ liệu Outlook của bạn luôn được sao lưu về mặt kỹ thuật.
Để khôi phục tệp dữ liệu đã sao lưu của bạn, hãy quay lại tab Tệp và chọn Tệp dữ liệu Outlook mở Outlook.
Trong ảnh chụp màn hình sau, File Explorer sẽ tự động mở vào kho lưu trữ của chúng tôi, nhưng rõ ràng bạn có thể duyệt đến bất kỳ nơi nào tệp dữ liệu của bạn được đặt.
Chọn tệp bạn muốn và nhấp vào Mở Open, để bạn có thể truy cập dữ liệu được lưu trong tệp. Sau khi được khôi phục, bạn sẽ có thể duyệt và xem các mục như bình thường.
Nếu bạn không còn cần phải truy cập vào tệp dữ liệu đã sao lưu, bạn có thể chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục trên cùng và chọn tùy chọn đóng.
Sao lưu và khôi phục các tệp dữ liệu phần lớn là một hoạt động thủ công nhưng nếu bạn thiết lập các thư mục của mình để tự động lưu trữ thường xuyên và chúng được lưu trữ đến một vị trí như thư mục đám mây, thì bạn có một số mô-đun an toàn ở đó.
Tuy nhiên, cách tốt nhất để đảm bảo bạn không mất bất kỳ dữ liệu nào là thường xuyên sao lưu các tệp dữ liệu của bạn. Có bất cứ điều gì bạn muốn thêm? Xin vui lòng cho chúng tôi biết trong diễn đàn thảo luận của chúng tôi. Như mọi khi, chúng tôi mong được phản hồi của bạn.
