Hướng dẫn Cộng tác trực tuyến Mẹo hữu ích, Công cụ & Ứng dụng

Nghệ thuật hợp tác trực tuyến đã dần được tinh chỉnh trong một vài thập kỷ. Người ta có thể lập luận rằng mạng kỹ thuật số bắt đầu với sự phổ biến của điện thoại di động. Nhưng World Wide Web đã mở rộng để tạo ra một cuộc họp, nơi các ý tưởng có thể phát triển thành một thứ gì đó rất thực tế và hữu hình. Làm việc với một nhóm có quy mô bất kỳ sẽ đòi hỏi một số thỏa hiệp. Và với các công cụ và ý thức hệ phù hợp, có thể xây dựng một số tiến bộ công nghệ lớn nhất trong tương lai.

Có vẻ dễ dàng hơn nhiều để làm điều này bằng văn bản so với khi bạn cần đưa ý tưởng của mình vào chuyển động. Bạn cần khiến mọi người suy nghĩ trên cùng một trang và truyền đạt ý tưởng của họ một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ và nền tảng phù hợp để khởi động những nỗ lực sáng tạo. Trong bài viết này tôi muốn chia sẻ một số gợi ý của tôi để khiến nhóm của bạn cộng tác trực tuyến.

Tổ chức đội

Trải qua nhiều thử nghiệm và sai sót, tôi đã đi đến kết luận rằng tổ chức là số một lời khuyên bạn nên làm theo. Nếu bạn lấy bất cứ điều gì từ bài viết này, thì đó là cách tổ chức nhóm của bạn.

(Nguồn hình ảnh: applec2400)

Mỗi dự án có thể cần một phong cách tổ chức khác nhau. Bạn phải có một phương pháp rõ ràng để chia sẻ ý tưởng và nhóm các chủ đề liên quan lại với nhau. E-mail là một lựa chọn rõ ràng vì bạn có thể thiết lập các danh mục và thẻ cho các cuộc thảo luận được lưu trữ. Nhưng nó không tuyệt vời cho việc chia sẻ thời gian thực giữa nhiều người.

Diễn đàn riêng

Các ứng dụng trò chuyện là một giải pháp khác, nhưng không tuyệt vời bằng việc lưu các cuộc hội thoại văn bản cũ hơn. Điều này có nghĩa là rất khó để tổ chức thông tin hoặc thậm chí truy cập vào một ngày sau đó.

Tôi tin rằng một hội thảo thảo luận riêng tư có thể là nơi hoàn hảo để chia sẻ những ý tưởng này. Mỗi thành viên trong nhóm của bạn có thể tạo chủ đề mới và trả lời nhận xét trong thời gian thực. Không quan trọng ai đang trực tuyến vì tất cả các bài đăng cũ hơn được xâu chuỗi theo kiểu tuyến tính. Bạn cũng có thể nhóm chúng thành các danh mục và danh mục con trên trang chủ diễn đàn.

Thông thường hầu hết các máy chủ web sẽ mặc định là môi trường máy chủ PHP / MySQL. Đối với các giải pháp nguồn mở, tôi khuyên dùng phpBB hoặc Simple Machines. Mỗi nhóm có một bộ các mẫu web riêng, hoàn hảo cho các hợp tác nhóm nhỏ. Cả hai tập lệnh vẫn đang trong quá trình phát triển và không có dấu hiệu dừng lại sớm.

Nhiệm vụ ủy nhiệm

Một rào cản lớn khác mà nhóm của bạn sẽ gặp phải là tổ chức các nhiệm vụ. Chúng có thể bao gồm mọi thứ từ tiếp thị, phát triển nội dung, thiết kế / đồ họa và mã hóa giao diện hoặc phụ trợ của trang web, cộng với xem xét bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào khác mà bạn cần hoàn thành.

Liên quan đến quản lý công việc, có quá nhiều giải pháp được trả tiền để xem xét. Flow là một hệ thống quản lý tác vụ được thiết kế đẹp mắt được xây dựng cho các nhóm nhỏ. Nhiệm vụ có thể được nhóm theo định dạng danh sách hoặc hiển thị trên lịch hàng tháng. Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp các tác vụ thành các danh mục và thẻ và đính kèm chúng vào một người dùng cụ thể. Công ty thậm chí đã phát triển ứng dụng Flow cho thiết bị iPhone và Android. Thật không may, hệ thống quản lý của họ sẽ có giá lên tới 100 đô la / năm và điều đó không đáng tin cậy đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ.

(Nguồn hình ảnh: Dhaval Motghare)

Đối với một giải pháp miễn phí, tôi khuyên bạn nên Wunderlist. Đây phải là một trong những hệ thống quản lý tác vụ miễn phí tốt nhất bạn có thể tìm thấy trực tuyến. Ứng dụng web của họ rất trực quan và cho phép bạn chia sẻ với những người bạn khác trong mạng của mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể xây dựng một không gian làm việc của dự án và bất kỳ tác vụ mới nào bạn tạo sẽ tự động đồng bộ hóa vào tài khoản của họ! Wunderlist hỗ trợ Mac OSX và Windows, cộng với các ứng dụng di động iPhone, iPad và Android.

Lưu trữ đám mây

Lưu trữ tệp của bạn vào Đám mây gần như đã trở thành một giải pháp hiện đại cần thiết để lưu trữ tệp và chia sẻ tệp. Có rất nhiều ứng dụng bạn có thể tìm thấy cung cấp lưu trữ dựa trên đám mây cho tất cả các tệp dự án của nhóm của bạn.

Mục đích là để thiết lập một khu vực duy nhất nơi mọi người có thể truy cập các tệp quan trọng bất cứ lúc nào trong ngày. Điều này rất cần thiết nếu bạn được làm việc với những người từ các nơi khác nhau trên thế giới và sống ở các múi giờ hoàn toàn khác nhau. Sẽ rất khó để luôn luôn đồng bộ với nhau. Nhưng lưu trữ đám mây đã thay đổi đáng kể tình hình để tốt hơn.

CloudApp có lẽ là ý tưởng đầu tiên xuất hiện trong đầu. Tài khoản pro của họ có giá rất hợp lý và bạn gần như không có giới hạn về tổng số tệp bạn có thể tải lên. Người dùng miễn phí sẽ không bao giờ thấy tài khoản của họ hết hạn, vì vậy tất cả các tệp của họ được lưu trữ an toàn trong CloudApp miễn là cần thiết.

Một giải pháp khác là Droplr, một ứng dụng mới hơn trong bối cảnh Cloud Hosting. Họ cũng có phần mềm được xây dựng cho hệ điều hành Windows và Mac, có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể bỏ qua giao diện web. Sự khác biệt duy nhất giữa hai ứng dụng này là thiết kế UI và biểu đồ giá. Hãy nhìn vào cả hai và xem nếu bạn sẽ ủng hộ cái này hơn cái kia.

Ứng dụng web của Google

Khi thảo luận về sự hợp tác trong Cloud, chúng tôi không thể quên Google. Các sản phẩm tiên phong của họ đã đẩy các giới hạn trong lĩnh vực công nghệ Internet và đặt các công cụ miễn phí vào tay các doanh nhân. Ví dụ yêu thích của tôi phải là Google Docs, nơi bạn có thể tạo không giới hạn số lượng tài liệu từ, bảng tính và bản trình bày. Tất cả những gì bạn cần là một Tài khoản Google và mạng lưới trang trại máy chủ rộng lớn của họ sẽ giữ các tệp của bạn được lưu trữ an toàn.

Phần tốt nhất là hệ thống chia sẻ độc đáo của họ và giao diện dễ sử dụng. Khi ở trong tài liệu, bạn có thể chỉnh sửa cài đặt quyền riêng tư bằng cách nhấp vào “Chia sẻ” nút ở góc trên bên phải. Điều này sẽ hiển thị các tùy chọn nơi bạn có thể mở tài liệu ra công chúng hoặc giới hạn ở một số người được chọn. Chúng được quản lý bởi các địa chỉ email, vì vậy ngay cả khi các thành viên trong nhóm của bạn không có Tài khoản Google, họ vẫn có thể đăng nhập và chỉnh sửa nội dung.

Làm việc trên thiết bị di động

Không phải ai cũng thực hiện quá trình chuyển đổi từ máy tính để bàn sang nền tảng di động. Cấp vẫn còn một nhu cầu lớn cho việc sử dụng máy tính để bàn cung cấp nhiều bất động sản màn hình, chưa kể đến việc hỗ trợ cho hàng ngàn ứng dụng. Nhưng điện thoại di động chạy iOS hoặc Android đang nhanh chóng trở thành chuẩn mực trong văn hóa phổ biến.

Chúng tôi thậm chí còn chú ý đến những đứa trẻ tải ứng dụng mới lên iPhone hoặc iPod Touch. Thật khó để bỏ qua thị trường di động khi hợp tác trực tuyến. Có rất nhiều sản phẩm có sẵn, nhưng chỉ những người khét tiếng nhất mới có thể phát hành ứng dụng cho thiết bị di động.

Hai ví dụ tuyệt vời bao gồm Basecamp của 37signals và Socialcast. Basecamp là một công cụ cộng tác truyền thống, nơi bạn có thể tạo các không gian làm việc của dự án và ủy thác các nhiệm vụ cho những người dùng khác nhau. Điều này là hoàn hảo cho các nhóm dự án nhỏ hơn, những người kiếm được lợi nhuận nhỏ từ công việc của họ. Socialcast, mặt khác, là một sản phẩm chuyên sâu hơn nhiều. Họ cung cấp một gói miễn phí, rất phù hợp để thử nghiệm trang web. Nếu bạn lướt qua trang thông tin sản phẩm của họ, bạn sẽ nhận thấy tất cả các chi tiết nhỏ được đưa vào sản phẩm này. Hỗ trợ di động của họ là hoàn hảo và cho phép bạn truy cập ngay cả các tính năng đáng chú ý nhất. Một số trong số này bao gồm dữ liệu phân tích lưu lượng truy cập web, phân công nhiệm vụ, e-mail Outlook và thậm chí các tiện ích blog (cập nhật trạng thái, đăng nhận xét, câu hỏi, v.v.).

Các ứng dụng web phổ biến hơn

Cùng với những điều trên, tôi đã tập hợp một bộ sưu tập nhỏ các ứng dụng web rất phổ biến để cộng tác trực tuyến. Đồng bộ hóa các nhiệm vụ và xây dựng một dự án mới chưa bao giờ dễ dàng hơn với những công cụ mạnh mẽ này.

Tôi khuyên bạn nên thử từng sản phẩm chỉ để xem nó hoạt động như thế nào cho bạn. Nếu bất kỳ ứng dụng nào cảm thấy cồng kềnh hoặc vô dụng, đừng ngại bỏ nó và chuyển sang ứng dụng tiếp theo. Thời gian của bạn không phải là thứ gì đó để lãng phí và khi bạn tìm thấy ứng dụng phù hợp, bạn sẽ biết nó!

Dropbox

Đây là một khởi động thực sự tuyệt vời khác vẫn chưa làm tôi thất vọng. Các chuyên gia trong ngành công nghệ biết rằng truyền miệng là một phần rất lớn để tiếp thị. Và Dropbox đã được chứng minh là không thể tin được với kỹ thuật này trong việc mở rộng giới hạn tải lên của người dùng thông qua các lượt giới thiệu liên kết.

Trang web chính có các liên kết nơi bạn có thể tải xuống phần mềm cho Mac, Windows, Linux hoặc thậm chí các thiết bị di động. Đội ngũ của họ thật đáng kinh ngạc và ứng dụng thực sự làm được “đơn giản hóa cuộc sống của bạn”. Gói miễn phí cơ bản giới hạn dung lượng lưu trữ tải lên của bạn ở mức 2GB, nhưng các tài khoản và nhóm chuyên nghiệp có thể tăng lên 1 terabyte trở lên!

Wunderkit

Wunderkit có thể là lựa chọn yêu thích của tôi trong số tất cả các công cụ cộng tác web trực tuyến. Điều này được phát triển bởi cùng những người đã tạo ra Wunderlist ngoại trừ với nhiều tính năng hơn. Ứng dụng này có kết nối xã hội nơi mỗi người dùng có hồ sơ mạng riêng. Điều này hiển thị không gian làm việc dự án hiện tại của họ, nhiệm vụ, ảnh người dùng, tiểu sử và thông tin cá nhân khác. Nhưng phần tốt nhất là Wunderkit cho phép bạn phân khúc công khai và không gian làm việc riêng.

Điều này giúp dễ dàng cộng tác với nhiều người khác nhau thông qua một ứng dụng. Và thậm chí tốt hơn, họ có hỗ trợ cho các ứng dụng trong Cửa hàng ứng dụng OSX và iOS.

Đồng bộ hóa

Đây là một ứng dụng nhỏ nhưng đáng chú ý có tính năng như một công cụ collab trực tuyến. Snyc.in sẽ tạo ghi chú công khai được xác định bởi ID khóa duy nhất. Bạn có thể thêm bất kỳ văn bản nào, chẳng hạn như URL liên kết, dấu đầu dòng, đánh dấu HTML - thực sự là bất kỳ hình thức nhập văn bản nào.

Sau đó, bằng cách sao chép URL ghi chú, bạn có thể chia sẻ cùng một văn bản với tất cả các đối tác trong nhóm của mình. Họ có tùy chọn chỉnh sửa những gì bạn đã tạo hoặc thậm chí thêm ghi chú của riêng họ vào hỗn hợp. Và bạn có thể xác định cài đặt trong đó các chỉnh sửa của mỗi tác giả sẽ được tô sáng một màu khác nhau và được phân loại bằng dấu thời gian.

Phải thừa nhận rằng ứng dụng này không hữu ích lắm với việc lưu trữ các chỉnh sửa trong quá khứ của bạn. Nhưng nếu bạn cần một tệp văn bản dựa trên đám mây trực tiếp để chia sẻ các ghi chú đơn giản thì Sync.in là hoàn hảo.

Dự án Zoho

Zoho rất giống với Basecamp ngoại trừ phiên bản miễn phí của họ được kéo dài mãi mãi. Bất kỳ tài khoản miễn phí nào cũng bị giới hạn ở 1 không gian làm việc của dự án với số lượng người dùng không giới hạn. Bạn cũng bị giới hạn về tải lên tệp, nhưng wiki và các công cụ khác là tuyệt vời.

Nếu bạn chưa bao giờ nghe về Dự án Zoho trước khi tôi khuyên bạn nên nhanh chóng thực hiện chuyến tham quan. Điều này bao gồm một vài ảnh chụp màn hình để làm quen với bảng quản trị và nhiều chức năng cơ bản. Giá của chúng có thể rất đắt so với các tùy chọn khác mà tôi đã cung cấp. Nhưng nếu bạn có thể quản lý bằng tài khoản miễn phí, Zoho cung cấp một giải pháp tuyệt vời như một không gian làm việc dự án tạm thời.

Liên quan: 15 lựa chọn chia sẻ tập tin trực tuyến miễn phí tuyệt vời

Phần kết luận

Mạng lưới và cộng tác luôn là một khu vực màu xám cho các đồng đội mới. Có thể khó xác định ai là người lãnh đạo dự án và nhiệm vụ được giao cho mỗi thành viên là gì. Rất may, chúng tôi có quyền truy cập vào nhiều ứng dụng rải rác trong bài đăng này để làm cho quá trình dễ dàng hơn một chút.

Tôi hy vọng hướng dẫn này đã làm rõ một số cơ chế bên trong cần thiết để làm việc trực tuyến. Bất kỳ đội nào cũng cần phải thoải mái chia sẻ ý tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Các loại sáng tạo thích xây dựng những thứ mới - đó là bản chất của chúng ta. Và điều duy nhất tốt hơn là xây dựng ý tưởng sáng tạo là xây dựng chúng với những người khác bên cạnh bạn.