Hướng dẫn kết nối mạng cho các tin nhắn của blogger được chú ý (Phần 6)
Phần trước của loạt bài là tất cả về email và các khía cạnh khác nhau của nó. Một email nên dài bao lâu. Thật là một dòng chủ đề tốt. Cuối cùng, giá trị của việc có một địa chỉ email chuyên nghiệp là gì.
Đây là tất cả các yếu tố hợp lệ, nhưng chúng tôi chưa chạm vào cơ thể của một email. Và đây chính xác là những gì chúng ta sẽ làm hôm nay.
Giao tiếp qua văn bản là một điều khá khó khăn. Từ, câu và dấu câu là những công cụ duy nhất bạn có thể sử dụng. Bạn không thể nở một nụ cười ở giữa câu, bạn không thể sử dụng động tác tay để nhấn mạnh một điểm, bạn không thể sử dụng bất kỳ loại ngôn ngữ cơ thể nào khác để hỗ trợ bạn truyền tải thông điệp của mình.
Chỉ từ.
Và vì chỉ có lời nói, điều này tạo ra rất nhiều thách thức khác nhau. Chẳng hạn, khi bạn liên lạc với ai đó lần đầu tiên, điều cuối cùng bạn muốn là nghe có vẻ tuyệt vọng, hung hăng, đòi hỏi hoặc khó chịu bằng mọi cách.
Trong giao tiếp của thế giới thực, bất kể bạn nói gì, bạn chỉ cần mỉm cười ở cuối câu và mọi thứ sẽ ổn. Nhưng trên internet - may mắn khó khăn.
Sổ tay:Bài này là một phần của một loạt có tiêu đề - Hướng dẫn kết nối mạng cho các blogger. Hãy chắc chắn kiểm tra lại vào tuần tới để biết thêm! Nếu bạn đã bỏ lỡ (các) bài đăng trước, đây là các liên kết:
- Phần 1 - Mạng cho các blogger: Tại sao nó quan trọng
- Phần 2 - Kết nối mạng cho người viết blog: Đặt mục tiêu và quy tắc của bạn
- Phần 3 - Kết nối mạng cho người viết blog: Chọn người khôn ngoan, bạn phải
- Phần 4 - Kết nối mạng cho người viết blog: Cách tiếp cận mọi người
- Phần 5 - Kết nối mạng cho các blogger: Tạo ấn tượng tốt đầu tiên
Các yếu tố phổ biến của một thông điệp email
Trước hết, luôn có một số yếu tố phổ quát mà mỗi email nên có, chỉ để trông nghiêm túc, và thật tốt. Một số lời khuyên này nghe có vẻ rõ ràng, nhưng chúng vẫn rất quan trọng và đó là lý do tại sao tôi đưa chúng vào đây.
"Chào"
Để bắt đầu, đừng quên đơn giản nói xin chào đi. Điều này thực sự đi một chặng đường dài. Một đơn giản Chào, hoặc là xin chào, với tên người bên cạnh.
Lưu ý một điều, không có “Xin chao Ngai,” hoặc một “Bất cứ ai nó có thể quan tâm” trong danh sách này. Chỉ có “Xin chào tên],” hoặc là “Xin chào [Tên].” Nếu bạn thực sự sắp sử dụng “cho bất cứ ai nó có thể quan tâm” khi bắt đầu email của bạn, bạn thực sự tốt hơn thậm chí không gửi email.
Giới thiệu
Nếu bạn liên hệ với ai đó lần đầu tiên giới thiệu bản thân thường là một ý tưởng hay. Đừng chia sẻ câu chuyện cuộc sống của bạn ở đây, “Tôi là Karol, từ newINETOrder.com” Là đủ.
Tại sao bạn liên lạc
Bây giờ là phần quan trọng nhất - tại sao bạn liên hệ. Làm điều này càng ngắn càng tốt, và càng đến điểm càng tốt.
Nếu bạn đang liên lạc chỉ để nói xin chào, thì hãy nói “Tôi chỉ viết để nói xin chào, tôi thực sự thích blog của bạn, chúc mừng.” Nếu bạn muốn gửi một bài đăng cho khách thì hãy nói trước - “Tôi thực sự muốn xuất bản một bài viết của khách trên blog của bạn. Ý tưởng tôi có cho nó là.“
Lúc đầu, điều này nghe có vẻ như quá trực tiếp, nhưng thực ra, những cá nhân bận rộn như những người coi trọng thời gian của họ và không đánh bại xung quanh bụi rậm. Bên cạnh đó, hãy nhớ rằng bạn chỉ có 5 câu để sử dụng trong email của mình. Bạn có thực sự nghĩ rằng có nơi nào để đập xung quanh bụi rậm không?
Chữ ký
Cuối cùng, đừng bao giờ kết thúc email của bạn với “đừng quên kiểm tra blog của tôi tại ______.” Có một cách đơn giản và thông minh hơn để khiến ai đó ghé thăm blog của bạn. Trước hết, nếu họ muốn trả bạn một chuyến thăm, họ sẽ, không có thêm sức thuyết phục. Nếu họ không, mặt khác, không có sức thuyết phục có thể thay đổi điều đó.
Điều duy nhất bạn cần làm là cung cấp một địa chỉ. Và không có nơi nào tốt hơn cho URL blog của bạn hơn dòng chữ ký của bạn. Đảm bảo rằng URL blog của bạn là điều đầu tiên trong chữ ký của bạn ngay sau tên của bạn.
Đây là sự khởi đầu của chữ ký của tôi, chỉ để cho bạn một ví dụ. Lưu ý: Các URL được chuyển đổi thành các liên kết trực tiếp theo mặc định trong mọi phần mềm email.
Chỉ cần tóm tắt phần này của bài đăng trong một số gạch đầu dòng, đây là các yếu tố phổ biến của mỗi email:
- Nói xin chào.
- Giới thiệu bản thân.
- Lý do tại sao bạn liên hệ (còn gọi là tin nhắn thực tế).
- Chữ ký của bạn.
Bây giờ, có một điều thực sự quan trọng hơn khi nói đến giao tiếp qua email. Một tôi đã đề cập ngắn gọn trong phần đầu của bài viết này. Đó là: chọn giọng nói của bạn một cách cẩn thận.
Không có vấn đề gì bạn muốn viết, thật không may, bạn luôn có thể sai, và âm thanh hung hăng, đòi hỏi, hoặc tiêu cực nói chung tất cả tình cờ. Tất cả những gì bạn cần là sử dụng một từ sai ở đây và hai từ sai khác ở đó, cộng với dấu chấm than ở cuối một câu và bạn bị sai lầm.
Chọn giọng nói của bạn
Tự tin, lịch sự, khiêm tốn và thân thiện. Đây là những đặc điểm tính cách bạn nên trình bày. Cho dù lý do gửi email của bạn là gì.
Không ai sẽ trả lời một email đòi hỏi, hoặc nghe có vẻ như người đó nghĩ rằng họ đang đứng cao hơn trong hệ thống phân cấp loài người. Đó là bởi vì thật dễ dàng để bỏ qua một người nào đó trực tuyến hoặc thậm chí xóa họ khỏi hộp thư đến của bạn.
Nguyên tắc đơn giản nhất là hãy nhớ rằng, một lần nữa, mọi người không quan tâm đến bạn. Vì vậy, hãy cố gắng viết email của bạn theo cách mà họ không quan tâm đến bạn chỉ một chút, không nhiều hơn.
Mỗi người trong chúng ta có một giọng nói khác nhau trong khi giao tiếp với người khác, vì vậy không có một giải pháp viên đạn ma thuật nào. Và ma quỷ là trong các chi tiết như mọi khi. Nhưng vẫn còn một số quy tắc chung đáng giá sau:
- VIẾT TRONG TẤT CẢ CÁC CAPS - không. Ngay cả khi đó chỉ là một từ đơn.
- Dấu chấm than! - đừng. Tôi vẫn chưa vấp phải một trường hợp cần sử dụng dấu chấm than trong giao tiếp dựa trên email.
- Giả sử rằng ai đó sẽ nhận được một cái gì đó sai - không. Ví dụ, một tuyên bố giả định một điều như vậy: “đừng đến muộn.”
- Đừng dùng cụm từ “không thiếu tôn trọng, nhưng” bởi vì trong 100% các trường hợp sau đây, thực sự, là một tuyên bố thiếu tôn trọng.
- Đừng nghe như một người biết tất cả. Ngay cả khi bạn là.
- Đừng nói bạn quan trọng. Nếu bạn quan trọng người nhận của bạn sẽ nhận thức được nó. Nếu bạn không quan trọng nói rằng bạn sẽ không thay đổi bất cứ điều gì.
- Đừng rào cản. Bạn đang phòng ngừa rủi ro khi bạn ngại nêu ý kiến thực sự của mình, vì vậy bạn đang cố gắng làm dịu đi. Thí dụ: “Tôi nghĩ có khả năng sản phẩm của bạn có thể là thứ khách hàng cần,” thay vì “Sản phẩm của bạn rất tuyệt.” Điều này đưa tôi đến với đỉnh núi
- Đừng khen ngợi người mà bạn liên hệ quá nhiều “Ôi chúa ơi, blog của bạn rất tuyệt và nội dung của bạn thực sự thay đổi cuộc sống đối với tôi.”
- Và quan trọng nhất, đừng bao giờ nói dối bị bắt nói dối. Ví dụ, nếu bạn viết thư cho ai đó mà bạn đã đọc blog của họ trong hai năm và bạn vẫn không nhận ra tên của họ, hoặc tệ hơn thế, hãy viết sai tên của họ thì rất có thể bạn đang nói dối, bạn của tôi.
Đây chỉ là một số quy tắc chung cho thế giới trực tuyến, và ngoài việc có chúng trong tâm trí, còn rất nhiều điều bạn cần phải cẩn thận. Mỗi câu có một cảm nhận và thông điệp cảm xúc riêng. Điều này đôi khi rất khó nhận thấy vì bạn, với tư cách là tác giả, biết cảm xúc nào hướng dẫn bạn trong khi viết tin nhắn, nhưng không biết liệu người đọc nó có cảm thấy như vậy không.
Có hai cách để đảm bảo rằng tin nhắn của bạn nghe, thực sự, những gì bạn muốn nó nghe giống như.
- Có nó được đọc bởi một người bạn / đồng nghiệp. Một đôi mắt mới có thể cho bạn biết điều gì sai (và đúng) với thông điệp của bạn.
- Sử dụng một phần mềm thông minh như ToneCheck.
ToneCheck là một ứng dụng tuyệt vời kết nối với của bạn Gmail tài khoản (trong số các khả năng khác) và xem xét mọi tin nhắn bạn viết. ToneCheck phân tích email của bạn và thông báo cho bạn về tất cả các đoạn truyền tải bất kỳ loại thông điệp tiêu cực nào.
Tôi thừa nhận, bài đăng này nhấn mạnh rất nhiều vào giai điệu của chính thông điệp của bạn, nhưng nó thực sự quan trọng. Nếu bạn nhận được âm báo tin nhắn của bạn sai, không có gì bạn có thể viết sẽ cứu bạn. Cách bạn nói điều gì đó luôn quan trọng hơn những gì bạn thực sự nói.
Hãy nhớ luôn phân tích từng tin nhắn bạn viết, cho chính bạn hoặc với sự trợ giúp thêm từ người khác hoặc một ứng dụng như ToneCheck.
lý do tại sao email vẫn không được chú ý
Bất cứ khi nào bạn gửi một cái gì đó và không nhận được phản hồi, rất có thể dòng chủ đề của bạn không thể khơi dậy bất kỳ mối quan tâm nào, tin nhắn của bạn quá dài hoặc giọng nói của nó không dễ chịu.
Đây là ba lý do phổ biến nhất của sự thất bại. Bạn có thể thấy, họ là tất cả trên bạn.
Phần tiếp theo của loạt bài là phần cuối cùng. Nó có một lộ trình, có thể nói, về các bước chính xác bạn có thể thực hiện trong khi tiếp cận với ai đó. Bắt đầu từ liên hệ ban đầu đơn giản nhất và kết thúc trên “Bạn có thể giúp tôi được không” e-mail. Có thể gửi một “Bạn có thể giúp tôi được không” gửi email cho ai đó là bước cuối cùng của mối quan hệ trực tuyến với bất kỳ blogger nào. Không có gì lớn hơn thế này (nghĩa là, trừ khi bạn muốn kết hôn với ai đó).
Vì chúng ta đang nói về việc yêu cầu ai đó làm gì đó, tôi có thể yêu cầu bạn làm gì không? :) Thành thật mà nói, bạn đã bao giờ thất bại trong việc liên lạc với ai đó một cách hiệu quả bởi vì giọng điệu của tin nhắn của bạn đơn giản là sai?
